1부에서는 화장품 원료 구매가 어떻게 이루어지는지부터 계절에 따른 원료 관리, 코로나19 당시 에탄올 수급 대응, 공급업체와의 관계와 원산지 관리까지 정리해봤습니다.

이번 2부에서는 제가 실제 업무에서 관리했던 ERP Master Data와 해외 원료의 국내 유통체계, 공급계약, 원가절감 방법, 신제품 개발 단계에서 확인해야 할 원료 리드타임에 대해 이야기해보겠습니다.

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🔗원료 하나가 없으면 생산이 멈춘다 I 3,000가지 원료를 구매하며 배운 화장품 원료 구매의 모든 것 ①

7. ERP에 원료 정보를 얼마나 잘 쌓아두느냐가 중요하다.

이러한 Risk를 관리하기 위해서는 무엇보다 정확한 Master Data가 필요합니다.

제가 근무했던 회사의 ERP에서는 최초 원료코드를 생성할 때 다음과 같은 정보를 관리했습니다.

• 원산지
• 제조사
• 공급처
• 리드타임
• MOQ
• 패킹단위

그리고 원료가 실제 입고되면 물류팀에서 실물에 동봉된 라벨과 COA(Certificate of Analysis)를 확인하여 LOT 및 유통기한을 ERP에 입력했습니다. 이렇게 원료의 기본정보가 축적되어 있으면 수급 이슈가 발생했을 때 훨씬 빠르게 대응할 수 있습니다.

예를 들어 특정 국가에서 문제가 발생했다면,

“해당 국가가 원산지인 원료가 우리 회사에 몇 개나 있는가?” 를 확인할 수 있고,

그다음

“그 원료의 현재고와 연간 사용량은 얼마인가?” 를 확인할 수 있습니다.

그리고 리드타임과 유통기한까지 함께 고려하면

“지금 추가 물량을 확보해야 하는가?” 라는 의사결정까지 연결할 수 있습니다.

결국 ERP의 원료 Master Data는 단순한 정보 저장 공간이 아니라, 

SCM Risk Management를 위한 데이터 기반이 될 수 있습니다.

8. 해외 원료의 국내 유통체계를 알면 구매의 시야가 달라진다.

원료 구매담당자가 경험을 쌓을수록 중요하게 느끼게 되는 부분이 있습니다. 바로 해외 제조사 원료의 국내 유통체계입니다. 해외 제조사가 국내에 직접 판매하는 경우도 있고, 국내 공식 대리점이나 유통사를 통해 공급하는 경우도 있습니다.

이러한 유통구조는 해외 제조사와 국내 유통사의 계약관계에 따라 변경될 수 있습니다. 따라서 담당 원료의 유통체계를 주기적으로 업데이트하는 것이 좋습니다.

특히 자신이 담당하는 핵심 원료라면 최소한 다음 정도는 알고 있어야 합니다.

• 해외 제조사는 어디인가?
• 국내 공식 유통사는 어디인가?
• 국내 안전 재고를 어느 정도 보유하고 있는가?
• 국내 재고가 없다면 수입 리드타임은 얼마인가?
• 다른 유통사를 통한 구매가 가능한가?

이런 정보는 원료업체 영업담당자와 지속적으로 소통하면서 확보할 수 있습니다.

그래서 다시 한번 강조하고 싶습니다.

구매에서 공급업체와의 관계는 단순한 친분이 아닙니다.

그 관계가 위기 상황에서 정보력과 공급 안정성으로 연결될 수 있기 때문입니다.

9. 계약은 ‘가격’뿐 아니라 ‘공급’을 확보하기 위해 필요하다.

구매담당자가 놓치기 쉬운 부분 중 하나가 계약관리입니다. 신규 거래처 코드를 생성하면서 일반적인 공급계약을 체결하더라도 계약기간이나 공급수량 등이 구체적으로 명시되지 않는 경우가 있습니다.

하지만 베이스 원료나 독점 원료처럼 공급 차질이 발생했을 때 생산에 큰 영향을 미치는 원료라면 추가적인 공급 약정을 검토할 필요가 있습니다. 예를 들어 반기 또는 1년 단위로 수요를 예측하고 일정 물량에 대한 공급계약을 체결한다면 공급 Risk를 줄이는 데 도움이 됩니다.

그리고 여기서 또 하나의 효과를 기대할 수 있습니다. 단가 인상 방어입니다.

공급업체 입장에서도 향후 일정 기간의 물량을 안정적으로 확보할 수 있다면 가격 협상에서 다른 조건을 제시할 가능성이 있습니다.

즉, 계약은 단순히 법무적인 절차가 아니라,

Supply Assurance + Cost Management 를 동시에 위한 구매 전략이 될 수 있습니다.

10. 원가절감, 원료 구매에서 가장 중요한 역할 중 하나

화장품 제조사의 구매담당자라면 납기와 공급 안정성만큼 원가절감도 중요하게 봐야 합니다. 특히 화장품 제조사의 경우 원료 구매에서 원가절감의 기회가 상당히 큽니다. 부자재는 고객사인 브랜드사가 지정한 업체를 통해 구매하는 경우가 많아 제조사가 자유롭게 공급처를 변경하기 어려운 경우가 있습니다.

반면 ODM 방식으로 진행되는 내용물은 제조사의 연구소와 구매팀이 원료 및 처방을 검토하면서 원가절감의 기회를 만들어낼 수 있습니다. 제가 실제 업무를 하면서 대체원료 개발과 직거래 전환 등을 통해 단일 연도에 약 5.6억 원의 원가를 절감한 경험이 있습니다.

그리고 그중에서도 가장 큰 비중을 차지했던 것이 대체원료 소싱을 통한 원가절감이었습니다. 대체원료를 찾는다고 해서 단순히 기존 원료보다 저렴한 제품을 구매하면 되는 것은 아닙니다. 화장품 원료는 여러 성분이 복합적으로 구성된 경우가 많기 때문에 가격만 보고 원료를 변경할 수 없습니다. 기존 원료와 대체 원료의 전성분을 비교하고, 물성이나 제형, 사용감, 안정성 등에 문제가 없는지 확인해야 합니다.

따라서 구매팀에서 저렴한 원료를 찾았다면 그 다음부터가 진짜 시작입니다. 연구소 및 품질팀과 함께 대체 가능성을 검토하고 실제 제품에 적용할 수 있는지를 확인해야 합니다. 대체 원료를 발굴하고 연구소에서 대체실험을 진행한 뒤 품질에 문제가 없다는 것을 확인해야 비로소 원가절감이 현실적인 성과로 이어집니다.

직거래 전환 역시 중요한 원가절감 방법입니다.

기존에 유통사를 통해 구매하던 원료를 제조사와 직접 거래할 수 있는 구조로 전환할 수 있다면 유통단계를 줄이면서 원가를 낮출 수 있습니다.

결국 구매담당자가 해야 할 일은 

단순히 “더 싼 원료를 찾아주세요.”

라는 요청에 답하는 것이 아닙니다.

기존 Supply Chain을 분석하고, 새로운 공급처를 발굴하고, 연구소와 대체 가능성을 검증하고, 품질 Risk를 관리하면서 실제 원가절감까지 만들어내는 것.

이것이 제조사 구매팀이 만들어낼 수 있는 중요한 부가가치라고 생각합니다.

특히 최근에는 중국을 비롯한 다양한 국가의 원료 제조기술도 빠르게 발전하고 있습니다. 따라서 원료 구매담당자라면 납기와 공급 안정성뿐만 아니라, 동일하거나 유사한 품질의 원료를 더 경쟁력 있는 가격으로 확보할 수 있는 방법을 지속적으로 고민할 필요가 있습니다.

저에게 5.6억 원이라는 원가절감 성과는 단순히 구매가격을 낮춘 숫자가 아니었습니다. 구매가 연구소, 품질과 협업하고 공급망을 바꾸면서 만들어낸 SCM 성과였습니다.

11. 화장품 원료는 주문하면 무조건 7일 안에 올까?

화장품 업계의 다른 직무에서 일하다 보면 이런 생각을 할 수도 있습니다.

“화장품 원료는 국내에서 구매하면 일주일 안에 들어오는 것 아닌가?”

꼭 그렇지는 않습니다.

국내 유통사가 충분한 재고를 가지고 있는 원료라면 비교적 짧은 리드타임으로 공급받을 수 있습니다. 하지만 국내 재고가 없는 해외 수입원료라면 상황이 완전히 달라집니다. 경우에 따라 6~8주 이상의 리드타임이 발생하기도 합니다.

문제는 이 사실을 신제품 개발이 거의 끝난 시점에 알게 되는 경우입니다. 연구소에서 새로운 원료를 선정하고 처방을 개발한 뒤 생산을 준비하는 단계에서 확인해보면,

“국내 재고가 없습니다.”

“해외에서 수입해야 합니다.”

“리드타임은 6~8주입니다.”

위와 같은 상황이 발생할 수 있습니다.

이때는 원료 하나 때문에 신제품 출시 일정 전체가 영향을 받을 수도 있습니다. 따라서 신제품 개발 초기부터 연구소와 구매팀이 원료의 국내 재고와 리드타임을 함께 확인하는 SCM 프로세스가 필요합니다.

원료 선정 단계에서부터 원료 선정 → 국내 재고 확인 → 리드타임 확인 → MOQ 확인 → 공급 가능성 검토

가 이루어진다면 신제품 개발 과정에서 발생할 수 있는 Supply Chain Risk를 상당 부분 사전에 줄일 수 있습니다.

저는 이것이 화장품 제조사의 SCM을 고도화하기 위해 반드시 필요한 부분 중 하나라고 생각합니다.

12. 결국 원료 구매의 핵심은 세 가지다.

약 3,000가지의 원료를 직접 구매하고 다양한 수급 이슈와 원가절감 업무를 경험하면서 제가 생각하게 된 원료 구매의 핵심은 크게 세 가지입니다.

첫째, 필요한 원료를 필요한 시점에 확보하는 것

생산계획과 원료 소요량을 정확하게 파악하고 적절한 시점에 발주해야 합니다.

둘째, 공급 Risk를 사전에 관리하는 것

원산지, 제조사, 공급처, 리드타임, MOQ, 패킹단위, 재고, 유통기한 등을 바탕으로 공급 차질 가능성을 사전에 파악해야 합니다.

셋째, 더 좋은 원료를 더 경쟁력 있는 가격으로 확보하는 것

대체원료 개발, 신규 공급처 발굴, 직거래 전환, 계약 등을 통해 원가절감 기회를 지속적으로 찾아야 합니다.

결국 원료 구매담당자는 수요를 보고, 재고를 관리하고, 공급 Risk를 파악하고, 공급업체와 협상하고, 연구소와 대체원료를 검토하고, 품질 이슈가 발생하면 해결책을 찾아야 하는 SCM 담당자​입니다.

마치며

원료 구매 업무를 처음 시작했을 때 저는 ‘필요한 원료를 제때 구매하는 것’이 가장 중요한 업무라고 생각했습니다.

하지만 현장에서 다양한 상황을 경험하면서 생각이 달라졌습니다. 

화장품 원료 구매는 구매팀만의 업무가 아니라 Supply Chain 전체를 움직이는 업무라는 것.

그리고 좋은 구매담당자는 문제가 발생한 뒤 해결하는 사람에 그치지 않고,

문제가 발생하기 전에 Risk를 발견하고 대응책을 준비하는 사람이라는 것.

화장품 원료 구매 직무를 준비하고 있는 취업준비생이라면 SCM관점에서 원료의 특성, 공급망, 재고, 원가, 품질, 생산까지 폭넓게 이해해 보셨으면 합니다.

또한, 화장품 업계의 연구소, 품질, 생산, 물류, 영업 등 다른 직무에 계신 분들에게도 원료 구매가 단순히 “필요한 원료를 주문하는 업무”가 아니라는 점이 이 글을 통해 전달되었으면 합니다.

원료 하나가 없으면 생산이 멈출 수 있습니다.

그렇기 때문에 원료 구매는 작은 업무처럼 보이지만, 실제로는 제품의 생산과 납기, 원가, 나아가 고객의 신뢰까지 연결되는 중요한 SCM 업무입니다.

현장에서 경험하며 배운 화장품 원료 구매 이야기를 구체적으로 쓰다보니 글이 길어졌습니다. 제가 느꼈던 부분과 노하우가 여러분들에게 작은 도움이 되었으면 좋겠습니다.

궁금한 점이 있다면 댓글로 남겨주세요. 제가 경험했던 범위 안에서 최대한 구체적으로 답변드리겠습니다. 감사합니다 :)

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