원료 하나가 없으면 생산이 멈춘다 I 3,000가지 원료를 구매하며 배운 화장품 원료 구매의 모든 것 ①

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화장품 하나를 만드는 데 원료가 몇 가지나 필요할까요?

제품 1가지 당 보통 20여개에서 많은 경우 40여개의 원료가 필요합니다. 제가 실제로 화장품 제조사에서 원료 구매 업무를 담당했을 때 관리했던 원료는 약 3,000가지였습니다. 연매출 약 7,000억 원 규모의 제조사에서 수많은 제품을 생산하다 보니 베이스 원료부터 계면활성제, 점증제, 추출물, 향료 등 다양한 원료를 구매해야 했습니다.

처음 화장품 원료 구매 업무를 접하는 사람이라면 이렇게 생각할 수도 있습니다.

“ERP에서 생산계획과 BOM을 기준으로 필요한 원료의 소요량을 계산해주는데,

구매담당자는 필요한 수량만 발주하면 되는 것 아닌가?”

저도 처음에는 그렇게 생각했습니다.

하지만 실제 현장에서 원료를 구매하면서 생각이 완전히 달라졌습니다.

화장품 원료 구매는 단순한 발주 업무가 아니었습니다.

어떤 원료가 어디에서 만들어지는지 알아야 했고, 국내에 재고가 있는지 확인해야 했습니다. 여름에는 온도에 민감한 원료를 관리해야 했고, 겨울에는 영하의 날씨에 굳는 원료를 신경 써야 했습니다.

공급에 문제가 생기면 대체 원료를 찾아야 했고, 해외에서 수입하는 원료라면 6~8주의 리드타임까지 고려해야 했습니다.

때로는 생산이 멈추지 않도록 직접 공급업체를 찾아가 해결책을 만들어야 했으며, 한편으로는 구매비용도 줄여야 했습니다.

지금부터 제가 약 3,000가지의 원료를 구매하면서 경험한 이야기와 실무에서 느꼈던 화장품 원료 구매의 핵심을 정리해보겠습니다.

1. 화장품 원료 구매는 어떻게 이루어질까?

전체적인 SCM 프로세스를 보면 다음과 같습니다.

화장품 산업 SCM 프로세스

완제품 오더 접수
↓
완제품 생산계획 반영(완제품 소요량에 따른 원료 BOM 및 소요량 자동연결)
↓
구매계획 반영
↓
원료 필요량 확인 및 발주
↓
납기 일정 확인
↓
원료 입고
↓
품질검사

만약 입고된 원료에 품질 이상이 발견된다면 여기서 다시 프로세스가 시작됩니다.

원료 품질 이상 발생 시 대응 프로세스

품질 이상 발생
↓
회수 요청
↓
재입고 일정 확인
↓
품질이슈 원인 파악
↓
재발방지대책 확인

SCM 관점에서 보면 원료 구매는 전체 Supply Chain의 한 부분입니다. 하지만 실제 구매담당자가 해야 하는 일은 생각보다 훨씬 많습니다.

원료의 특성을 알아야 하고, 공급업체의 재고와 생산계획을 확인해야 합니다. 원료별 리드타임과 MOQ도 알아야 하고, 해외 원료라면 원산지와 국내 유통체계도 알아야 합니다. 수급 문제가 발생했을 때는 대체 공급처를 찾아야 하고, 원가절감을 위해 신규 공급처를 발굴하거나 직거래 전환을 검토하기도 합니다.

결국 구매담당자에게 필요한 것은 단순히 “필요한 원료를 주문하는 능력”이 아닙니다.

생산, 연구소, 품질, 물류, 영업, 공급업체를 연결해 원료가 실제 생산에 투입될 때까지 관리하는 능력이 필요합니다.

2. 화장품 원료는 왜 구매하기 어려울까?

가장 큰 이유는 간단합니다.

원료가 너무 많고, 각각의 특성이 다르기 때문입니다.

화장품 원료는 베이스 원료, 계면활성제, 점증제, 추출물, 향료 등 다양한 유형으로 구분할 수 있습니다.

예를 들어 1,3-BG, 글리세린, 에탄올과 같은 베이스 원료가 있는가 하면 제품의 사용감과 제형, 안정성 등에 영향을 주는 다양한 기능성 원료도 있습니다.

구매담당자가 연구원처럼 모든 원료의 화학적 특성을 깊이 있게 알아야 한다는 의미는 아닙니다. 하지만 최소한 내가 담당하는 원료가 어떤 특성을 가지고 있고, 공급에 문제가 생겼을 때 어떤 영향을 미치는지는 알고 있어야 합니다.

수급 문제가 발생하면 바로 다음과 같은 질문을 할 수 있어야 합니다.

“이 원료가 없으면 어떤 제품의 생산이 영향을 받는가?”
“대체할 수 있는 원료가 있는가?”
“제2공급처가 있는가?”
“국내 재고는 있는가?”

특히 베이스 원료나 특정 제조사에서만 공급받을 수 있는 독점 원료처럼 공급 차질이 생산에 직접적인 영향을 미치는 원료는 사전에 이원화 전략을 준비하는 것이 중요합니다.

물론 3,000가지 모든 원료를 이원화하는 것은 현실적으로 어렵습니다. 그래서 모든 원료를 똑같이 관리하는 것이 아니라 Risk가 높은 원료를 먼저 선별하는 것이 중요합니다.

3. 원료 구매에서는 계절도 관리해야 한다.

화장품 원료 중에는 온도에 민감한 원료들이 있습니다. 여름철에는 고온에 민감한 원료의 보관 및 운송조건을 확인해야 하고, 겨울철에는 영하의 온도에서 굳거나 물성이 변하는 원료가 있는지 확인해야 합니다.

따라서 원료 구매담당자는 단순히 발주하고 입고일만 확인해서는 안 됩니다. 원료가 공장까지 어떤 조건으로 이동해야 하는 지까지 생각해야 합니다.

구매팀이 원료의 보관조건을 사전에 확인하고 물류 및 창고 담당자와 공유해야 하는 이유입니다.

원료가 정상적으로 입고되었다고 구매 업무가 끝나는 것이 아닙니다. 실제 생산에 정상적으로 투입될 수 있어야 구매가 완료된 것입니다.

4. 코로나19 당시, 에탄올을 구하기 위해 직접 움직였던 경험

제가 원료 구매를 하면서 가장 기억에 남는 경험 중 하나는 코로나19 당시의 에탄올 수급 이슈입니다.

코로나19가 확산되면서 손소독제에 대한 수요가 급격하게 증가했습니다.

손소독제의 주요 원료 중 하나인 에탄올의 수요도 함께 급증했고, 공급에도 문제가 발생했습니다.

평소라면 어렵지 않게 구매할 수 있었던 원료가 갑자기 “없어서 못 사는 원료”가 된 것입니다. 당시 일부 제조사에서는 공급물량을 확보하기 위해 원료업체에 선급금을 지급하기도 했습니다. 저 역시 가만히 앉아서 발주서만 보내고 기다릴 수 있는 상황이 아니었습니다.

직접 원료업체를 찾아가 공급업체와 함께 해결방안을 찾았습니다. 그리고 다른 제조사의 에탄올 샘플을 확보해 공급 가능 여부를 확인하고, 연구소로 달려가 대체실험을 진행했습니다. 다행히 대체 원료에 문제가 없다는 것을 확인했고, 수급이 확보되자 바로 생산을 진행할 수 있었습니다.

그런데 여기서 끝이 아니었습니다.

에탄올을 확보했더라도 공장까지 운송할 탱크로리 차량을 구하기 어려운 상황이었습니다. 결국 탱크로리 차량까지 수소문해서 확보해야 했습니다. 당시에는 공장장님이 직접 울산까지 내려가 실제로 에탄올이 탱크로리에 정상적으로 이동하는 것까지 확인하고 돌아오실 정도였습니다.

지금 생각해보면 그때의 상황은 단순한 원료 구매 이슈가 아니었습니다. 모든 Supply Chain이 동시에 움직여야 했던 상황이었습니다. 그리고 이 경험을 통해 구매담당자의 역할에 대해 확실하게 깨달았습니다.

구매담당자는 발주서를 발행하는 사람이 아니라,

공급망에 문제가 생겼을 때 해결책을 만들어내는 사람이어야 한다는 것입니다.

5. 위기 상황에서 평소의 ‘거래처 관계’가 힘을 발휘한다.

에탄올 수급 이슈를 겪으면서 또 하나 크게 느낀 것이 있습니다.

바로 평소 원료업체와의 관계가 중요하다는 것입니다.

평상시에는 공급업체와 가격을 협상하고 납기를 확인하는 관계처럼 보입니다. 하지만 시장에 원료가 부족해지면 상황이 달라집니다. 모두가 같은 원료를 필요로 하는 상황에서 공급업체 입장에서는 모든 고객에게 원하는 물량을 제공하기 어려워집니다.

그때 구매담당자가 할 수 있는 것은 단순히 “우리 회사에 물량을 주세요”라고 요청하는 것만이 아닙니다.

평소부터 공급업체와 신뢰를 쌓고,

시장 상황을 공유받고,

공급 가능 물량을 미리 파악하고,

필요하다면 선급금이나 장기계약 등 다양한 방법을 활용하여

공급업체와 함께 Supply Chain Risk를 관리해야 합니다.

그래서 저는 원료 구매에서 공급업체와의 관계를 단순한 거래처 관리가 아니라 Supply Chain Partner Management의 관점에서 바라볼 필요가 있다고 생각합니다.

6. 원산지를 알아야 수급 Risk를 관리할 수 있다.

화장품 원료는 국내에서만 생산되지 않습니다. 세계 여러 국가에서 제조된 원료가 국내로 수입되어 사용됩니다. 따라서 구매담당자라면 자신이 담당하는 원료의 원산지와 제조사, 국내 유통체계를 파악해두는 것이 좋습니다.

러시아-우크라이나 전쟁 발발 당시에도 원료 수급에 영향을 받은 경험이 있습니다. 우크라이나는 해바라기유를 가장 많이 수출하는 국가 중 하나였기 때문에 관련 수급 상황을 확인해야 했습니다.

이처럼 특정 국가에서 전쟁이나 자연재해, 수출규제 등의 문제가 발생하면 구매담당자는 단순히 뉴스를 확인하는 것에서 끝나서는 안 됩니다.

다음과 같은 질문을 해야 합니다.

“우리 회사가 해당 국가에서 수입하는 원료는 무엇인가?”
“현재 재고는 얼마나 남아 있는가?”
“연간 예상 사용량은 얼마나 되는가?”
“공급업체가 추가로 확보할 수 있는 물량은 얼마인가?”
“얼마나 장기간 공급 차질이 발생할 가능성이 있는가?”
“선확보한 물량을 유통기한 내에 소진할 수 있는가?”

여기서 중요한 것이 있습니다.

수급 Risk가 있다고 무조건 재고를 많이 확보하는 것이 정답은 아닙니다.

재고를 많이 확보하면 공급 Risk는 줄어들지만 재고 부담과 폐기 Risk는 증가합니다.

따라서 현재고, 연간 예상 사용량, 리드타임, MOQ, 유통기한, 추가 확보 가능 물량 등을 종합적으로 판단해야 합니다.

결국 원료 구매는 자연스럽게 수요예측과 재고관리까지 연결됩니다.

정리하며,

화장품 원료를 구매하면서 제가 가장 크게 느낀 점은 원료 하나만 따로 봐서는 안 된다는 것입니다.

원산지와 제조사는 어디인지, 국내 재고는 얼마나 있는지, 수입 리드타임과 운송조건은 어떻게 되는지까지 함께 알아야 수급 문제가 생산에 어떤 영향을 미칠지 판단할 수 있습니다.

공급에 문제가 발생하면 구매팀만 움직여서는 해결하기 어렵습니다. 공급업체와 계속 소통하면서 물량을 확보하고, 연구소와 대체원료를 검토하고, 품질, 생산, 물류 담당자와 함께 해결방법을 찾아야 합니다.

이 경험을 통해 저는 구매담당자가 단순히 발주서를 발행하는 사람이 아니라, 공급망에 문제가 생겼을 때 여러 부서를 연결하고 해결책을 찾아가는 사람이라는 것을 배웠습니다. 하지만 수천 가지 원료의 정보를 구매담당자 한 명의 경험과 기억만으로 관리하는 것은 현실적으로 어렵습니다.

다음 2부에서는 제가 실제 원료 구매 업무를 하면서 관리했던 ERP 정보와 해외 원료의 국내 유통체계, 공급계약, 대체원료 소싱과 직거래 전환 등을 통해 공급 Risk를 관리하고 원가절감 성과를 만들었던 경험을 정리해보겠습니다.