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시스템 소프트웨어 개발 및 공급 기업 IBK시스템

IBK시스템은 금융권을 대상으로 IT서비스를 제공하는 시스템 소프트웨어 전문 기업으로, 2021년 엠로와 함께 전자구매시스템(e-Pro)의 기능을 전면 고도화하는 동시에, 프로젝트 정보 관리 시스템(Project Information System, 이하 ‘PIS’)을 함께 구축해 구매 전 과정을 디지털로 연계하고, 협력사 통합 관리 기능을 강화하였습니다.

그 결과, 프로젝트 납기 안정성과 업무 투명성을 크게 높였으며, 외주 단가 협상력 향상을 통해 구매 비용 절감 효과도 실현할 수 있었는데요.

지금부터 IBK시스템이 엠로와 함께 어떻게 구매 업무의 경쟁력 및 편의성을 강화했는지 자세히 살펴보도록 하겠습니다.

📌 Challenges 

성능 및 보안 이슈, 

대내외 환경 변화 대응 측면에서 기존 시스템의 임계치 도달

① 프로젝트 증가, 관리 품목 다양화로 인한 통합 구매 및 입찰 업무의 어려움

IBK시스템은 2010년 전자구매시스템을 구축한 이후, 프로젝트 기반 산업의 특성에 맞춰 다양한 구매 및 입찰 업무를 수행해 왔습니다. 그러나 시간이 흐르며 프로젝트 수가 급증하고 관리해야 할 품목이 다양해짐에 따라, 기존 시스템만으로는 복잡해진 구매 프로세스를 효율적으로 통합·관리하는 데 한계가 발생하였습니다.

② 규제 강화에 따른 협력사 리스크 관리, 컴플라이언스 대응 체계 필요

금융권 고객을 대상으로 하는 기업인 IBK시스템은 보수적이고 엄격한 컴플라이언스 기준을 충족해야 했습니다. 하지만 최근 강화된 외부 규제와 다양한 IT분야의 전문 인력이 관여하는 복잡한 협력사 구조로 인해 기존 시스템만으로는 협력사 평가, 이력 추적, 계약 조건 관리 등의 리스크를 체계적으로 관리하기 어려운 상황이었는데요. 이에 따라 협력사와의 거래에서 발생할 수 있는 법적·윤리적 리스크를 사전에 차단하고, 지속가능한 공급망을 구축하기 위한 통합적인 컴플라이언스 대응 체계의 필요성이 더욱 부각되었습니다.

③ 업무 프로세스 간 데이터 연계 및 활용 한계

협력사 관리, 구매 요청, 발주, 실시간 정보 등 주요 업무에서 내·외부 시스템 간 연동이 되지 않아 시스템의 유연성이 크게 떨어졌습니다. 또한, 최신 보안 체계가 적용되지 않아 브라우저 호환성이 낮고, 보안 취약점이 많아 정보 유출 및 접근 통제와 관련한 이슈가 지속적으로 제기되었습니다.

📌 Our Solution 

구매 기능 고도화 및 PIS 연계로 

IBK시스템에 특화된 통합 구매 프로세스 구축

IBK시스템과 엠로는 기존 전자구매시스템(e-Pro)의 기능을 전면적으로 고도화하는 동시에, 프로젝트 정보 관리 시스템(Project Information System, 이하 'PIS')을 함께 구축하여 보다 체계적인 프로젝트 관리와 그룹사 통합 구매 프로세스 구현을 목표로 본 프로젝트를 추진했습니다.

우선, 사업 확장에 따른 프로젝트 증가와 함께, 하드웨어·소프트웨어·개발 인력·구독형 소프트웨어(SaaS)·유지보수 서비스 등 관리 품목의 다양화에 대응하고자, 품목 관리부터 구매요청/입찰, 계약, 검수/입고, 협력사 관리에 이르기까지 구매 업무 전반의 프로세스를 시스템화했습니다.

또한, 내부 통제 강화 및 프로젝트 품질 확보, 협력사 관련 리스크의 사전 방지를 위해 각 프로세스 간 정보를 유기적으로 연계하고 이를 DB화하여 실시간 정보 확인이 가능하도록 구현했습니다.

특히, 입찰 과정에서 부정당 업체를 사전에 차단하는 등, 세분화되고 자동화된 협력사 통합 관리 기능도 신규 구매시스템에 함께 도입했습니다.

📌 Results 

납기 기준일 이내 완료율 90% 달성

외주 인력 역량 향상 등 프로젝트 품질 ↑

① 구매 프로세스 개선을 통한 외주 단가·반복 품목에 대한 협상력 강화로 비용 절감폭 확대

엠로와 함께 구축한 새로운 통합 전자구매시스템을 통해 IBK시스템은 반복적으로 구매하는 품목과 외주 인력 단가에 대한 이력을 체계적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 

이를 기반으로 구매 프로세스 개선을 통해 외주 단가 및 반복 품목에 대한 협상력이 강화되면서 불필요한 지출이 줄어들고, 비용 절감 효과도 더욱 확대되었습니다.

② PIS 연계 기반 협력사 관리 고도화를 통한 기준 납기(10일) 이내 프로젝트 완료율 90% 달성

새롭게 도입한 전자구매시스템은 PIS(Project Information System)와 실시간 연동되어 프로젝트 일정과 구매 진행 상황을 통합적으로 관리할 수 있도록 지원했습니다. 이를 통해 프로젝트별 구매 일정의 예측 정밀도가 높아졌고, 동시에 협력사 평가 및 관리 기능도 강화되어 협력사 납기 준수율과 외주 인력의 업무 품질 역시 눈에 띄게 향상되었습니다. 

실제 시스템 도입 이후 전체 프로젝트의 90% 이상이 기준 납기일인 10일 이내에 완료되며, 일정 지연에 따른 프로젝트 리스크가 크게 줄어드는 성과를 거두었습니다.

③ 시스템 기반 업무를 통한 투명성 향상 및 오류·중복 등록 사례 감소, 업무 재처리 최소화

신규 전자구매시스템은 구매 요청부터 승인, 발주까지 전 과정을 자동 이력 관리 방식으로 처리함으로써, 업무의 투명성과 책임 구분이 크게 향상되었습니다. 각 단계별 업무 이력과 담당자 정보가 명확히 기록되어 승인 지연이나 누락 발생 시 즉각적인 원인 분석과 조치가 가능해졌으며, 이로 인해 반복 작업이나 재처리 업무도 현저히 줄어들었습니다. 아울러, 대시보드를 통해 실시간 현황과 실적 데이터를 직관적으로 파악할 수 있어, 정량적 분석 기반의 KPI 관리 및 전략 수립에도 유용하게 활용되고 있습니다.

📢 담당자의 한마디

엠로와 함께 구축한 통합 전자구매시스템을 통해 IBK시스템의 구매프로세스 표준화와 체계화를 실현할 수 있었습니다. 

특히 프로젝트 진행 과정에서 보여준 엠로의 전문성과 대응력은 매우 인상적이었으며, 안정적인 운영을 위한 지원 또한 신뢰할 만했습니다. 

📌Next plan 

시스템 구축 이후 금융 산업 전반에서 AI 도입이 빠르게 확산되고 있고, IT 기술 트렌드 또한 급변하고 있다는 점에 IBK시스템에서는 깊이 공감하고 있다고 전했습니다. IBK시스템의 구매업무 영역에서도 AI 및 자동화 기술의 적용 가능성에 대해 높은 관심을 가지고 있으며, 특히 데이터 기반 의사결정 지원, 수요예측의 정교화, 협력사 관리의 고도화 등에서 그 필요성을 점차 인식하고 있는 상황이라고 합니다.

현재는 구체적인 기능 확장이나 AI 솔루션 도입은 아직 내부적으로 검토 초기 단계에 있으며, 향후에는 업계 동향과 실제 업무 니즈를 지속적으로 모니터링하며 단계적으로 도입을 추진할 계획 중이라고 전했습니다.