📌 WHO

국내 대표 물류∙운송기업 A사

A사는 국내 최대 물류 기업으로, 지속적인 혁신과 도전을 통해 글로벌 물류시장을 선도하는 SCM 솔루션 기업으로 도약하고 있습니다.

하지만 기존 구매 시스템은 구매/협력사 관리 업무의 제한적인 기능만을 제공해, 협력사 관리와 계약, 발주 등의 업무에서 여전히 많은 수작업이 필요했었는데요. 이러한 비효율성을 해결하기 위해 A사는 구매업무 프로세스의 자동화와 협력사 관리의 투명성을 강화하는 데 집중했습니다. 그 결과, 구매·협력사 관리 시스템을 구축하여 품목 코드 기반 구매로 이력 정합성을 확보하고, 시스템 기반의 명확한 발주/납기 프로세스로 컴플라이언스 준수 체계를 마련했으며, 체계적인 단가 이력 관리를 통한 협상력 강화 등의 성과를 거두었습니다. 

지금부터, A사가 구매 시스템 고도화로 협력사 관리 투명성과 구매 업무 효율성을 확보한 방법을 확인해 보겠습니다.

📌 Challenges 

수작업 기반 구매로 인한 

업무 효율성 저하, 양질의 협력사 pool 확보 한계

A사는 기존에 구매 및 협력사 관리 업무를 ERP, 전자계약 시스템의 일부 기능(물품 구매요청, 입찰, 계약 등)을 활용하거나 대부분의 경우 엑셀, 이메일, 전화 등 수작업을 기반으로 업무를 수행해오고 있었으며, 전사 통합 구매 프로세스가 체계적으로 정립되지 않아 다음과 같은 문제에 직면했습니다.

① 번거로운 수작업 업무와 소통

기존에 구매 및 협력사 관리 업무 중 일부(물품 구매 요청, 입찰, 계약 등)만을 ERP 시스템의 MM(자재 관리) 기능과 전자계약 시스템을 활용해 진행하고 있었으며, 대부분의 경우 수작업을 기반으로 업무가 이뤄지고 있었습니다. 이 또한 물품, 공사, 서비스 등 구매 영역별로 사용 시스템이나 업무 진행 방식이 상이했기 때문에 업무 효율성과 가시성이 저하되는 애로사항이 존재했습니다.

② 협력사 관리의 한계

전사 차원의 협력사 등록 및 평가 체계가 마련되지 않아 우수한 협력사를 지속적으로 발굴∙육성하는 데 어려움이 존재했습니다. 

③ 구매 데이터 활용의 한계

물품 구매의 경우, 기존에는 업체 코드 또는 물품명을 기반으로 계약을 체결하고 발주를 진행했기 때문에 세부 구매 내역은 엑셀 또는 메일을 통해 별도로 전달 및 관리해야 하는 번거로움이 존재했습니다. 

또한 품목별로 구매 이력이 제대로 관리되지 않아, 기존 단가와 비교하여 협상하는 것이 어려웠으며, 계약 이력도 개별 담당자의 관리에 의존해야 했습니다.

④ 납기 및 컴플라이언스 관리의 어려움

물류센터 현장에서는 협력사와의 계약 조건, 납기 프로세스 및 일정을 명확하게 확인하기 어려워, 이에 따른 크고 작은 이슈들이 발생했습니다. 

📌 Our Solution 

구매 요청부터 업체선정/계약, 

협력사 관리, 정산, 자산 관리까지 한눈에

A사는 폭넓은 구매 기능을 제공하고 국내 대표 기업 중심의 풍부한 구축 레퍼런스를 보유한 엠로의 구매솔루션 SMARTsuite를 통해 구매요청부터 계약, 협력사 평가 및 관리까지 구매 프로세스 전반을 아우르는 통합 구매 시스템을 구축하기로 결정했습니다. 엠로는 A사가 자체적으로 도출한 ‘표준 구매 프로세스 확립을 위한 11대 주요 변화사항’을 바탕으로, 총 2단계에 걸친 구매∙협력사 관리 시스템 구축 프로젝트에 착수했습니다.

우선, 구매 유형을 ‘물품/공사’와 ‘도급/운송’ 두 가지로 구분하고 업무 비중과 우선순위가 높은 순에 따라 단계별로 시스템을 설계 및 개발, 오픈했는데요. 이를 통해 점진적으로 전사 구매 프로세스에 대한 변화를 관리하고 보다 효율적으로 시스템 구축을 진행할 수 있었습니다. 또한, 협력사 선정을 위한 입찰부터 전자계약, 성과 평가 기능 등을 단일 시스템에 구현해 전략적인 협력사 관리 기반을 마련했습니다.

2021년 2단계 시스템 오픈 완료 이후에는 고도화를 통해 정산 연계 기능과 자산 관리 모듈도 추가로 도입했습니다. 이를 통해 구매 시스템 상에서 입고부터 정산까지 한 번에 확인할 수 있도록 했으며, 사업 확대에 따라 빠르게 늘어나는 구매 자산도 효율적으로 관리할 수 있도록 구현했습니다.

이렇듯 A사는 엠로의 공급망관리 소프트웨어 SMARTsuite기반의 구매 시스템을 도입하여 품목 관리부터 구매요청, 발주, 협력사 계약 및 관리, 정산 등 구매 프로세스 전반을 체계적으로 개선했습니다.

📌 Results

시스템 기반으로 업무 효율성 및 소통 편의성 UP!

컴플라이언스 강화 효과도

엠로가 새롭게 구축한 구매·협력사 시스템 구축을 통해 A사는 구매 업무에 속도를 높이고, 협력사 및 계약 관리를 더욱 체계적으로 정비할 수 있었습니다.

① 실시간 구매 정보 확인으로 신속한 의사결정 가능

새로운 구매 시스템에서는 품목코드를 기반으로 계약을 체결하고 구매 프로세스를 진행할 수 있어 업무에 소요되는 시간이 단축되고, 보다 정확한 구매 이력과 정보를 확인할 수 있게 되었습니다.

② 물류센터-구매팀-협력사 간 커뮤니케이션 강화

물류센터에서도 납품 일정과 계약 정보를 실시간으로 확인할 수 있어, 불필요한 조정 과정이 줄어들고 협업이 원활해졌습니다.

③ 소통 편의성 및 컴플라이언스 준수 강화

엠로 구매∙협력사 관리 시스템을 통해 현장과 협력사, 구매팀 간의 소통 또한 원활해졌습니다. 그 이유는 물류센터에서도 납기 일정 등 협력사와의 계약 관련 사항을 시스템 상에서 쉽게 확인하고, 이를 토대로 보다 명확하게 업무 요청을 진행할 수 있게 되었기 때문입니다. 이는 곧 납기 프로세스 준수를 통한 컴플라이언스 강화로도 이어졌습니다.

📢 담당자의 한마디

SMARTsuite 기반으로 구축된 구매 시스템을 통해 품목코드 기반으로 계약 체결, 발주 요청 등 구매 업무 전반을 진행하게 됨으로써 업무 효율성이 크게 개선되었으며, 물류∙운송업에 있어 중요한 물류센터 현장과 협력사 간 커뮤니케이션도 훨씬 편리해졌습니다. 

엠로의 SMARTsuite는 표준 패키지로서 기능이 우수한 것은 물론 각 산업별 특성에 맞게 커스터마이징이 가능하다는 것이 장점이라고 생각합니다. 앞으로도 추가 기능 고도화를 통해 보다 현장에서 활용하기 좋은 편리한 구매시스템으로 거듭나길 기대합니다. 

📌Next plan 

데이터 기반의 스마트 구매환경 고도화

A사는 이번 구매 시스템 구축을 통해 협력사 관리의 투명성을 높이고, 구매 업무의 자동화를 실현하며, 보다 효율적인 프로세스를 확립했습니다.

구매 시스템 구축 이후에도 지속적으로 내부 사용자 니즈를 수집하며 실제 현장에서 보다 실용적으로 활용 가능하고, 업무 편의성을 높일 수 있는 시스템을 만들기 위해 노력하고 있습니다. 앞으로 협력사 정보 업데이트, 협력사 리스크 모니터링, 원가 관리 기능 등 추가적인 구매 기능 고도화도 고려 중이라고 합니다. 

앞으로도 엠로는 디지털 신기술을 접목한 다양한 구매 기능 개발을 통해 A사가 데이터 기반의 스마트 구매 환경을 만들어 나갈 수 있도록 지원해 나가겠습니다.

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