건설산업에서 자재는 크게 건설 목적물에 직접 투입되는 ‘공사자재’와 건설 목적물의 공사 과정에서 임시로 사용되는 ‘가설자재’로 구분됩니다. 공사자재는 목적물에 투입되면서 재고가 소진되고, 가설자재는 사용기간 동안 감가상각되면서 쓰임이 다하면 반출 또는 폐기됩니다.
이처럼 공사자재와 가설자재는 그 쓰임이 다르기 때문에 자재실사의 목적과 방법이 달라집니다.
먼저 공사자재부터 살펴보겠습니다.
1. 공사자재 실사의 목적
공사자재의 자재실사 목적은 무엇일까요? 작년에 5개 건설사 구매 담당자를 인터뷰한 결과 한 곳도 자재실사를 실시하지 않았습니다. 사실 저 역시 12년 전, 현장에서 경험한 자재실사가 전부였을 뿐 구매 담당자로서는 자재실사를 실시한 적이 없었습니다.
그럼에도 불구하고 갑자기 자재실사 이슈가 발생한 건, 바로 구매 실패 사례가 발생했기 때문입니다.
건설산업의 경우 본사 구매부서에서 계약한 자재가 각 현장으로 납품됩니다. 이때 개별 현장의 발주 행위를 각 현장의 자재 담당자가 실시하는데, 자재 담당자도 현장 소속이다 보니 자재를 사용하는 공사 담당자와 현장 편의 등의 사유로 계약한 규격이 아닌 다름 제품을 발주하였습니다.
이와 같은 자재 변경 발주가 자재업체에게 유리하게 진행된다면, 회사는 원가 손실을 입게되고 이 과정에서 현장의 부정행위가 발생할 수도 있게 됩니다.
일정한 규격의 자재가 꾸준히 투입되는 제조업과 달리, 건설업은 현장의 여건에 따라 많은 변수가 생길 수 있기 때문에 적절한 감시 절차가 없다면 이러한 행위가 만연하게 발생할 수 있습니다.
따라서, ‘적절한 감시 절차’가 공사자재 실사의 목적인 것이죠.
2. 공사자재 실사 주요 체크 사항
① 송장 체크
현장에 자재 반입 시 운송기사는 ‘송장’ 2부를 제출하여 현장 담당자의 서명 후 1부를 회수합니다. 현장에는 1장의 송장이 남게 되지요. 현장에 보관 중인 송장 내역과 전산상의 마감 내역을 비교 검토합니다. 이때 전산 Data는 계약 내역과 일치해야 합니다.
② 현장 재고 체크
실시간으로 사용되는 공사자재의 수량을 체크하는 건 불가능합니다. 건설현장 특성상 자재가 투입 시점에 납품되어 각각의 구역으로 흩어지기 때문에 수량으로 재고를 파악할 수는 없습니다. 다만 각 구역에 비치된 자재의 규격이 전산상의 재고(계약) 규격과 일치하는지 확인해야 합니다.
③ 보관 상태 체크
납품된 자재는 제3의 업체인 전문건설공사 업체에게 이관됩니다. 이러한 자재를 지급자재라고 하는데, 자재를 지급받은 전문건설공사 업체가 보관을 불성실하게 한다면 자재가 파손에 따른 부족 현상이 발생하게 됩니다.
