전략적 자재 구분이 만드는 도급 계약의 완성 

: ODS·NS 및 위임 자재의 계약 반영 가이드

지난 칼럼에서는 시행사가 하이엔드 주거 프로젝트 등에서 직접 마감자재를 고를 때 지켜야 할 원칙과 5단계 선정 절차에 대해 알아보았습니다. 

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🔗시행사의 건설자재 구매관리 방안 ④ 공동주택 마감자재의 선정 (1)

아무리 철저한 기준과 프로세스를 거쳐 최적의 자재를 발굴하고 가격 협상을 마쳤다 하더라도, 그 결과가 시공사와의 ‘도급 계약(Main Contract)’에 정확하고 치밀하게 반영되지 않는다면 아무런 의미가 없습니다. 

도급 계약은 시행사가 구상한 자재 전략을 법적·재무적으로 보호하는 최후의 방어선이자, 공사 진행 중 발생할 수 있는 시공사와의 분쟁을 예방하는 핵심 메커니즘이기 때문입니다.  

구매 담당자로서 도급 계약을 설계할 때는 자재를 크게 ‘발주처가 선정 및 구매 행위를 실시한 품목’과 ‘시공사에게 결정을 맡기는 위임 품목’의 두 가지 큰 틀로 구분하여 접근해야 합니다. 각각의 유형에 따라 리스크의 성격과 관리 포인트가 완전히 다르기 때문입니다.

1. 발주처가 선정 및 구매 행위를 실시한 품목

: ODS와 NS의 계약 반영 전략

발주처(시행사)가 품질 확보, 원가 절감, 브랜드 정체성 유지 등을 이유로 직접 개입하여 자재와 공급업체를 결정한 품목은 시공사와의 도급 계약에 지급자재(ODS) 또는 지정자재(NS) 방식으로 반영하게 됩니다. 

이 두 방식은 시행사의 주도권을 극대화할 수 있지만, 도급 계약서상 귀책과 리스크 분담 조건이 모호할 경우 본공사 과정에서 시공사와의 심각한 갈등을 초래할 수 있으므로 다음의 주의점을 집중적으로 다루어야 합니다.

① 지급자재(ODS, Owner Direct Supply) 방식

시행사가 자재업체와 직접 매매계약을 체결하여 자재를 구매한 후, 현장의 시공사에게 직접 지급(사급)하여 시공하게 하는 방식입니다.

⚠️계약 반영 시 핵심 주의점

 

• 인수 검수 및 양수 책임 명시 : 자재가 현장에 도착하는 순간부터 관리 책임은 시공사로 이관되어야 합니다. 도급 계약서에 시공사의 ‘입고 검수 의무’를 명시하고, 인수증 서명 이후 발생하는 자재의 파손, 변질, 도난, 관리 소홀에 대한 책임은 시공사에 있음을 분명히 해야 합니다.

 

• 할증률 및 Loss 관리 : 자재 시공 과정에서 발생하는 로스(Loss)율 기준을 도급 계약 특약에 정량적으로 명시해야 합니다. 정해진 할증률을 초과하여 발생하는 자재 재주문 비용은 시공사 부담으로 귀속시키는 조항이 필수적입니다.    
   
• 공정 연동 및 납기 지연 책임 분담 : 발주처의 자재 납기 지연은 시공사의 공기 연장 및 간접비 청구의 단골 핑계가 됩니다. 따라서 시공사가 최소 30~60일 전에 발주처에 공식 자재 투입 요청(Material Requisition)을 서면으로 제출하도록 도급 계약에 공정 연동 절차를 명시해야 합니다. 시공사의 청구 지연으로 인한 납기 문제는 시공사 귀책으로 정립해야 합니다.    
   
• 하자 책임의 분리 : 자재 자체의 제조상 결함(원자재 불량 등)은 발주처-자재업체 간 문제이지만, 오시공이나 보관 부주의로 인한 하자는 시공사의 책임입니다. 이를 구분하기 위해 자재 반입 시 CM/감리와 시공사가 합동으로 ‘자재 성상 확인서’를 작성하도록 계약 조건에 포함해야 합니다.

② 지정자재(NS, Nominated Supplier) 방식

시행사가 자재업체, 사양, 납품 단가 등 핵심 구매 조건을 결정한 뒤, 그 계약 체결 권한과 이행을 시공사에 이관(Hand-over)하는 방식입니다. 시공사는 시행사가 지정한 자재업체와 하도급(자재구매) 계약을 맺고, 시행사는 시공사에게 자재 계약금액의 일정 비율을 Fee(핸들링 및 관리 수수료)로 지급합니다.

⚠️계약 반영 시 핵심 주의점

 

• 이관(Assignment) 조항 및 거부권 제한 : 도급 계약서에 "발주처가 지정한 자재업체 및 조건에 대해 시공사는 정당한 사유(자재업체의 부도, 법적 결격사유 등)가 없는 한 하도급 계약 체결을 거부할 수 없다"는 의무 조항을 삽입해야 합니다.    
   
• Fee의 산정 기준과 연동 조건 수립 : 시공사에 지급하는 Fee는 자재의 현장 입고, 검수, 보관, 현장 내 운반, 하도급 관리 비용 및 적정 이윤을 포함하는 개념입니다. 도급 계약 시 Fee율(예: 자재비의 5%)을 확정하되, 자재비 변동 시 Fee가 어떻게 연동되는지, Fee 상한선(Cap)을 둘 것인지 명확히 기재해야 합니다.    
   
• 대금 지급 유효성 및 직불권(Direct Payment) 확보 : 시공사가 발주처로부터 기성금을 수령하고도 지정 자재업체에 대금 지급을 지연하면 공정이 중단될 수 있습니다. 도급 계약서에 지정자재 대금에 한하여 발주처가 자재업체에 '직접 지급(직불)'할 수 있는 권리 조항을 마련하고, 시공사가 자재 대금 지급 완료 증빙을 제출해야 다음 기성을 지급하는 조건부 기성 제도를 반영해야 합니다.    
   
• 품질 및 하자 관리 책임의 이관 : NS 방식의 가장 큰 장점은 시공사가 자재업체와 직접 계약 주체가 된다는 점입니다. 따라서 계약상 1차적인 품질 관리 및 하자 보수 청구권과 책임은 시공사에 있음을 계약서에 명확히 해야 합니다.

2. 시공사 위임 품목의 도급계약 반영 

: 등급 지정 및 Cost & Fee 방식

발주처가 모든 자재를 직접 지정하거나 구매할 수는 없습니다. 사업 효율성을 위해 시공사에게 구매를 맡기되, 품질 저하(Down-spec)나 원가 절감을 노린 저가 자재 투입 방지를 위해 도급 계약서에 정밀한 통제장치를 마련해야 합니다.

① 성능 및 제조사 편차가 큰 자재 : '업체 및 자재 등급(Grade)'의 계약 반영

MEP(기계·전기·배관) 장비류나 강관, 케이블 등은 시공사에 구매를 위임하는 대표적인 품목입니다. 그러나 MEP 장비는 제조사나 모델에 따라 에너지 효율, 소음, 내구성 등 성능 차이가 극심하며, 강관이나 케이블은 시장에 대기업 메이저 제조사와 중소 제조사 간의 품질 및 신뢰도 격차가 매우 큽니다.

📌계약 반영 전략

 

• 승인 제조사 리스트(Approved Maker List)의 도급 계약서 명기 : 단순히 "KS 인증품 또는 동등 이상"이라는 모호한 문구를 지양해야 합니다. 도급 계약 시 특기시방서나 자재목록표에  Tier 1급 메이저 제조사 3~4개사를 명시(Short-list)하여 이 범위 안에서만 시공사가 견적을 내고 구매하도록 제한해야 합니다.    
   
• 자재 등급표(Quality Grade Table) 서면화 : 강관, 케이블 등의 자재는 '대기업 제조사 제품(A등급)', '중견/우수 중소기업 제품(B등급)' 등으로 등급을 나누어 도급 계약 조건에 반영해야 합니다.    
   
• '동등 이상' 승인 절차의 엄격화 : 시공사가 지정된 제조사 외의 자재로 변경을 요청할 경우, 단순한 가격이 아닌 기술적 성능, 기존 납품 실적, 에너지 효율 등을 종합 비교한 승인 보고서를 발주처/CM에 제출하여 서면 승인을 받도록 도급 계약에 승인 절차를 강제해야 합니다.

② 특수 자재 : Cost & Fee 방식의 도급계약 조건 반영

 기획이나 도급 계약 시점에 정확한 사양, 규격, 공법이 확정되지 않았거나, 해외 수입 자재, 특수 외장재, 예술적 마감재 등 시장 가격 형성이 불투명한 특수 자재의 경우 일반적인 확정 도급액 방식으로 계약하면 시공사가 과도한 리스크 프레미엄(Margin)을 반영하거나 반대로 저가 불량 자재를 쓸 위험이 있습니다.

📌계약 반영 전략

 

• Cost & Fee(실비정산+수수료) 방식 도입 : 도급 계약 체결 시 해당 특수 자재 항목은 내역서상 '가공사비(PS항목, Provisional Sums)'로 가배정해 둡니다. 이후 시공 단계에서 적정 시점이 되었을 때, 시공사가 발주처의 사전 승인을 받아 자재를 구매하고, 실제 구매한 정산 금액(Cost)에 사전에 약정한 요율의 수수료(Fee)를 더하여 지급하는 도급 조건입니다.    
   
• 적정 시점의 사전 승인(Prior Approval) 프로세스 : 시공사가 자재를 구매하기 전, 최소 3개 이상의 자재업체 견적과 사양서를 발주처에 제출하여 ‘투입 시점과 구매 금액에 대한 발주처의 사전 승인’을 받는 절차를 계약서에 명시해야 합니다.    
   
• 투명한 실증 단가(Open-book) 검증 의무 : Cost & Fee 방식의 핵심은 투명성입니다. 시공사는 자재업체와의 실제 계약서, 세금계산서, 입금증 등 실제 지출 증빙을 발주처에 제출해야 정산받을 수 있다는 'Open-book Audit(장부 공개 검증)' 조항을 도급 계약 조건에 반드시 포함해야 합니다. 

계약서의 문구 하나가 프로젝트의 품질과 원가를 결정합니다

건설 자재 구매관리의 완성은 좋은 자재를 발굴하는 ‘선안(選眼)’에 그치지 않습니다. 그 선안의 결과를 시공사와의 도급 계약서라는 법적 틀 안에 정확한 언어로 이식하는 과정이야말로 구매 담당자가 제공할 수 있는 최고의 전문성입니다.

발주처 주도 품목(ODS, NS)은 인수 검수, 로스율, 납기 지연, Fee 연동, 직불권 등 위험 분담 및 이행 관리 조건을 치밀하게 다루어야 합니다.시공사 위임 품목은 메이저/A등급 제조사 명기와 Cost & Fee 방식의 투명한 정산 절차를 통해 품질 저하와 원가 부풀리기를 방지해야 합니다.

시행사의 구매 담당자는 단순히 자재의 가격표를 보는 사람이 아니라, 프로젝트 전체의 리스크 구조를 설계하는 전략가입니다. 도급 계약서에 담긴 자재 관련 특약 한 줄이 본공사 수년 동안 발생할 수 있는 억 단위의 분쟁과 하자 리스크를 방지하는 강력한 보호막이 된다는 점을 명심하고 계약 협상에 임해야 할 것입니다.

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