📌 WHO

전자 제조 산업 S사

전자 제조 산업을 선도하는 S사는 2014년부터 자체 구매 솔루션을 활용해 그룹사 차원의 구매 업무를 수행해왔습니다. 그러나 사업 영역이 확대되면서 구매 품목이 늘어나고 협력사 관리가 복잡해졌는데요. 여기에 더해 계열사마다 상이한 시스템과 운영 방식을 유지하다 보니, 그룹사 전반의 구매 현황을 통합적으로 파악하기 어렵고, 협력사 관리 역시 일관성 있게 대응하기 힘든 한계가 있었습니다.

또한 2023년 하도급법 개정과 온라인 계약 환경 확산으로 인해, 기존 시스템만으로는 변화된 정책·환경에 대응하기 어려운 상황이 되었고, 계약, 발주·협력사 관리가 기능별로 분산되어 발생하는 비효율도 점차 누적되며, 구매 경쟁력 강화를 가로막는 주요 과제로 떠올랐습니다.

이러한 문제를 극복하기 위해 S사는 2020년과 2023년 두 차례에 걸쳐 구매시스템을 재구축 및 고도화했습니다. 공정거래 관리와 협력사 가시성을 강화하는 것을 목표로, 전자계약 내재화, 납품대금 연동제 관리, 데이터 기반 협력사 정보 통합 등 다양한 기능을 마련했습니다. 

그 결과 그룹사 전반의 구매 효율성과 공정거래 대응 역량이 크게 향상되었으며, 소수 인력으로도 체계적인 협력사 관리가 가능해졌습니다. 지금부터, S사가 어떻게 변화하는 구매 환경 속에서 통합 시스템을 통해 혁신을 이끌어냈는지 살펴보겠습니다.

📌 Challenges 

내/외부 구매 환경 변화에 따른 그룹사 전반의 시스템 기반 대응 능력 필요

① 사업 영역 확장에 따른 구매 품목 및 협력사 관리 복잡성 증가

전자제조업체 S사는 2014년 구축한 구매 솔루션을 기반으로 업무를 진행해왔습니다. 하지만 사업 영역이 점차 확대되면서 취급하는 구매 품목이 늘어나고 협력사 관리의 복잡성이 크게 증가했습니다. 이 과정에서 모회사와 계열사가 각각 별도의 구매 시스템을 운영하다 보니, 그룹사 전반의 구매 현황을 한눈에 파악하기 어렵고, 전체 협력사 관리에 있어 통합적이고 일관된 대응이 제한되는 한계가 존재했습니다.

② 하도급법 개정, 온라인 기반 업무 증가 등 구매 환경 변화에 대응 필요성 증가

2023년 들어서는 하도급법 개정과 같은 정책 변화와 더불어, 다양한 웹 브라우저(Edge, Chrome, Internet Explorer 11, Whale 등)를 활용하는 온라인 계약 환경이 본격적으로 확산되었습니다. 이에 따라 S사는 기존의 구매 솔루션만으로는 변화된 외부 환경과 온라인 기반의 업무 프로세스를 충분히 지원하기 어려워, 새로운 환경에 선제적으로 대응할 수 있는 추가적인 기능 고도화의 필요성이 커졌습니다.

③ 기능별 분산된 시스템 및 계열사 별 상이한 구매 운영 방식으로 인한 비효율 발생

그룹사 내에서는 기능별로 분산된 시스템과 계열사마다 다른 구매 운영 방식을 유지하고 있었습니다. 이로 인해 동일 그룹 내에서도 통합된 기준으로 구매 현황을 관리하기 어렵고, 시스템 간 단절로 인해 데이터의 일관성과 업무 효율성이 저하되는 문제가 발생했습니다. 이러한 비효율성은 그룹 전체의 구매 경쟁력 강화에도 걸림돌로 작용했습니다.

📌 Our Solution 

공정거래 관리 및 협력사 가시성을 강화한 구매 통합 시스템 그룹사 확산

S사는 2020년과 2023년 두 차례에 걸쳐 구매시스템을 재구축하고 고도화하면서, 그룹사 차원에서 빠르게 변화하는 구매 환경에 대응할 수 있는 최적의 업무 기반을 마련하고자 하였습니다. 또한 다양한 협력사 관리 기능을 추가하여 협력사 관리 체계를 한층 강화하는 것을 목표로 하였습니다.

이를 위해 엠로는 S사와 계열사의 구매 프로세스 전반을 온라인으로 전환하고, 단일 시스템 상에서 구매 업무를 처리할 수 있는 환경을 구현하였습니다. 특히 기존에 별도의 시스템을 통해 진행되던 전자계약 업무를 구매시스템에 내재화하였으며, 다양한 형태의 계약 문서를 생성할 수 있는 편집 기능을 도입해 온라인 계약 업무에 보다 유연하게 대응할 수 있도록 하였습니다.

또한 2023년 하반기 시행된 하도급법 개정안에 대비하여, 구매시스템을 통해 견적 의뢰 단계에서 협력사에게 자동으로 납품대금 연동제를 안내하고 연동 의사를 확인할 수 있는 후속 관리 프로세스를 구현하였습니다. 이와 더불어 그동안 분산 관리되던 공급가 실적 분석, 거래 협력사 정보 등 구매와 관련된 주요 데이터를 구매시스템 상에서 한눈에 확인할 수 있는 환경도 마련하였습니다.

📌 Results 

구매 효율성 제고 및 공정거래 리스크 대응 역량 강화

① 구매요청~발주 발행까지의 리드타임 단축

기존에는 구매요청 접수, 발주서(PO) 발행, 계약 체결까지의 과정이 각각 별도의 수단으로 분산되어 진행되었습니다. 이로 인해 단계별 처리 시간이 길어지고 업무 단절이 빈번하게 발생했습니다. 새롭게 구축된 온라인 기반 구매시스템을 통해 이러한 프로세스를 한 시스템 내에서 연속적으로 처리할 수 있게 되면서, 전체 업무 리드타임이 크게 단축되는 효과를 얻었습니다.

② 최소한의 구매 담당 인력으로 다양한 품목 및 협력사 관리 업무 효율성 강화

이전에는 협력사별 공급 품목, 거래 이력, 실적 등을 개별적으로 확인해야 했기 때문에 관리에 많은 인력이 필요했습니다. 그러나 구매시스템을 통해 협력사 정보 등록과 협업 관리가 가능해지면서, 소수의 구매 담당자만으로도 수많은 협력사의 다양한 품목을 빠르고 체계적으로 관리할 수 있게 되었습니다.

③ 협력사 선정 투명성 확보, 납품대금 연동 적용 등을 통한 공정거래 리스크 최소화 

과거에는 협력사 선정 과정이나 납품대금 연동 관리가 체계적으로 기록·관리되지 않아 공정거래 측면에서 리스크가 존재했습니다. 새 구매시스템에서는 구매 유형에 적합한 입찰 방식을 활용해 협력사를 투명하게 선정할 수 있고, 납품대금 연동제 관련 업무도 시스템 상에서 빈틈없이 처리할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 공급망 전반의 투명성이 높아지고 공정거래 리스크를 최소화할 수 있었습니다.

📢 담당자의 한마디

엠로는 요구사항 반영과 개발을 담당하는 개발자와 PM이 실무 프로세스에 대한 높은 이해도를 바탕으로 구매 실무 전문성을 확보하고 있습니다. 이러한 전문성은 변화하는 구매 환경 속에서도 흔들림 없이 업무 생산성을 지속적으로 강화할 수 있게 하였습니다.

📌Next plan 

현재로서는 구체적인 계획이 마련되지 않았습니다만, 향후 추가적인 기능 고도화나 AI 솔루션 도입 계획이 생긴다면, 엠로에서 이를 적극적으로 지원해드릴 예정입니다.