무엇보다도 구매 환경과 구매의 역할이 변하였다면, 그에 걸맞게 구매인의 역량과 능력도 변해야 한다고 생각한다. 그렇다면 다가오는 미래를 대비하면서 구매 전문가로서 성장하려면 어떠한 역량을 개발해야 할까?
먼저 구매 관리자로서의 기본적 구매 업무 수행에 관한 능력이다. 가장 근본적인 역량은 안정적인 공급, 조달 역량이다. 이것은 사실 과거에 물자가 풍부하고 구매가 갑이 되는 세상에서는 누구나 할 수 있는 당연하다고 여기던 것이었지만, 코로나 이후로 안정적인 자재의 조달도 도전과 위험을 받기 시작하였다. 실제로 많은 한국 기업에서 구매 부분의 조달이 문제가 되어 기업 전체의 문제로 확산된 경우가 매우 많이 발생하였다. 더군다나 천재지변, 기상이변, 국가 간 전쟁, 트럼프가 야기한 무역 전쟁, 등등 조달의 안정을 위협하는 요소는 점점 커지고 빈번하게 나타나고 있다.
그러므로 Supply Market (공급 시장)의 위험 요인을 분석하고 미리 사전 대응 방안을 수립하여 위험을 낮추거나 회피하고, 만약 그럼에도 위험 사안이 발생한다면, 그러한 경우의 상황 대비책인 시나리오 플랜을 수립하여 어떤 경우가 오더라도 대응할 수 있는 방법을 준비하고 실행해 보는 것이 매우 중요하다.
필자는 늘 주장한다.
구매는 단지 조달이 아니며 그것을 넘어 더 많은 가치를 기업에게 줄 수 있지만, 만약 조달이 무너지면 어떤 가치를 더 해도 구매의 의미가 없어진다는 사실을 직시하여야 할 것이다.
수치, 그 너머를 읽는 원가와 공급자 관리의 눈
그다음 구매 업무는 원가 관리, 공급자 관리, 자재 관리 등의 내용을 말한다.
먼저 원가 관리를 살펴보자. 필자는 주장한다. 원가 절감을 하려면 ‘공급자의 원가를 이해하고 공부하는 것'에서 시작하라고.
공급자의 원가 구조를 모르고 구매 원가를 줄이기는 매우 어렵다. 그러기 위해서는 원가 구성, 재료비, 노무비, 간접비 배분, 이익률, 고정비, 한계이익, 기회비용, ROI, 등등 원가에 관련해서 어느 정도 전문가가 되지 않는다면 제대로 원가를 절감하기 어렵다. 더불어, 원가를 절감하는 것뿐만이 아닌, 사전의 활동으로 원가가 상승되는 것을 회피하는 활동 (원가 회피), 예를 들자면 자재 가격의 상승이 예측될 경우, 사전 비축이나 고정 가격 계약을 통하여 자재 가격 상승을 미연에 방지하여 그만큼 원가를 줄이는 활동도 매우 중요하다.
공급자 관리도 마찬가지이다. 공급자를 특성과 성격에 따라 나누고 구분하여 어떤 공급자는 어떤 전략으로 또 다른 공급자는 어떤 방법으로 관리할 것인가, 그리고 협력사 또는 전략적 공급자는 어떻게 선정하고 어떤 방식으로 관리하고 관계를 진행할 것인가, 협력업체 육성을 통하여 우리 기업이 가지게 되는 경쟁력은 무엇인가를 정확하게 이해하고 있어야 한다.
또한, 자재를 체계적으로 분류하여 전략적으로 차별화해서 관리하는 일들을 수행하는데 필요한 지식과 역량을 개발하여야 한다. 이에 더하여 강화된 공정 거래법과 하도급법을 이해하고 구매 계약 및 공급자 관리에서 법적인 문제가 발생하지 않도록 사전에 충분한 이해와 학습이 필요하다.
공급 시장을 꿰뚫는 통찰, SMI의 힘
그다음으로 중요한 것은 구매하는 자재 또는 서비스를 공급하는 시장 (Supply Market)에 관한 이해와 분석이다. 예를 들어, 휴대폰 제조업체에서 휴대폰에 들어가는 OLED 패널을 구매한다고 가정하자. 이 경우 구매자는 단순히 패널을 사는 것이 아니라, OLED 시장 전반에 대한 구조적 이해와 분석을 바탕으로 의사결정을 해야 한다는 뜻이다.
시장에 대한 이해는 일반적으로 공급자 시장에서 발생하는 ‘4가지’를 ‘분석’하고 ‘예측’하고 ‘준비’하라고 언급한다. 만약 OLED를 구매하는 구매 관리자라면 OLED 패널의 (i) 가격은 어떻게 변할 것인가 (ii) 수급 상황 (수요-공급)은 어떻게 변할 것인가 (iii) 새로운 기술 변화는 어떻게 변할 것인가 (iv) 그리고 공급자들의 역학 관계 및 구도는 어떻게 변할 것인가를 이해하고 분석하고 예측하고 연구하는 것이다.
그리하여 구매 담당자가 구매하는 품목의 시장 상황에 대한 ‘이해’와 ‘예측 능력’을 함양해야 한다. 이러한 예측 능력은 지속적으로 공급 시장을 연구하고 공부하여야 하고, 필요하다면 공급 시장에서 발생하는 다양한 자료를 모으고 분석하여 의미 있는 정보로 만드는 작업을 시행하여야 한다.
일반적으로 SMI (Supply Market Intelligence)라고 언급되는 능력이며, 미래 공급 시장 상황을 예측하고 분석하여 적극적이고 주도적으로 구매 전략과 정책을 수립 실행하여 경쟁사보다 탁월한 구매 부서의 역량과 업적을 만들어 내는 일이다. 구매 부서가 단지 조달 부서가 아니라는 사실을 가장 강력하고 확실하게 보여 줄 수 있는 능력이 바로 이런 시장분석 및 대처 능력이라고 필자는 믿는다. 특히 요즈음처럼 자재 가격의 변동 폭이 크고 불확실한 경우 구매 부서에서 이러한 SMI의 역량이 보다 더 요구되는 실정이다.
기업 전략에 맞춰 움직이는 구매, 그 진짜 의미는?
모든 부서가 그렇듯 구매 부서 역시 기업을 위해 존재한다. 그렇다면, 구매는 기업이 어떤 방향으로 나아가고 있는지, 주요 전략은 무엇인지, 경쟁 속에서 어떤 노력을 기울이고 있는지를 지속적으로 연구하고 학습해야 한다. 이를 바탕으로, 구매 부서가 기업의 성공과 성장에 공헌할 수 있는 방안을 모색하여야 한다.
예를 들어, 기업이 현재 국내에서 생산 중인 제품의 원가 경쟁력이 점차 약화되고 있다면, 구매 부서는 새로운 글로벌 공급자를 발굴하고 필요한 부분에 대해 과감한 외주화를 추진함으로써 기업의 경쟁력을 높이는 방안을 모색할 수 있다.
또한 중요한 것은 구매 업무가 기업의 전략과 얼마나 잘 조화를 이루고 있는가, 즉 전략적 정렬 (Alignment)의 역량이다. 구매 부서에서 아무리 열심히 해서 훌륭한 성과를 발휘하여도 기업이 가는 방향과 다른 방향으로 간다면 아무런 의미가 없다. 기업이 지금 필요로 하는 것, 그리고 기업의 전략에 매우 도움이 되는 업무와 사안을 구매가 행하여야 한다. 고로 늘 기업의 전략과 방향을 이해하고 구매 부서가 기업 전략과 일치된 행동을 보이도록 기업 전체의 큰 그림과 방향을 공부하고 거기에 맞추려는 역량을 배양해야 한다.
협상, 숫자가 아닌 사람을 움직이는 기술
다음으로 이야기하고 싶은 내용은 협상이다. 구매 업무 중 많은 부분에서 협상이 진행된다. 협상에는 공급자와의 협상도 있고 기업 내부 유관 부서와의 협상도 있다. 협상은 소통이고 대화이다. 고로 대인 관계에서 대화하고 설득하고 소통하는 역량이 매우 요구된다. 그리고 아무리 인공 지능과 자동화가 발전해도 사람을 움직이는 일을 인공 지능이 하기는 어렵다. 협상은 결국 사람을 움직여서 우리가 원하는 일을 완성하는 업무라고 볼 수 있다. 구매 협상을 연구해 보면 유능한 협상가는 노력하는 사람들에게서 발견된다. 물론 타고난 언어 능력 및 소통 역량도 있으나, 많은 부분 후천적으로 노력해서 얻어질 수 있는 부분이 많다.
남의 이야기를 잘 듣고 경청하는 것, 자기가 하고 싶은 이야기를 상대방의 환경을 이해하면서 거부감을 가지지 않도록 설득하고 대화하는 방법, 갈등이 발생하는 경우, 해결하기 위한 다양한 시도와 방법론, 무엇보다도 진지하고 진정으로 상대방을 대하여 상대방이 좋은 감정으로 나의 이야기를 듣고 동의를 구하게 만든 방법 등 공부해 보면 노력해서 얻을 수 있는 부분이 많다.
물론 이러한 인간관계 능력과 소통의 능력은 개인에 따라서 편차를 보이는 것이 사실이다. 하지만 많은 연구 결과에 따르면, 이러한 능력은 공부하고 꾸준히 노력하면 일정 수준까지 충분히 향상시킬 수 있다는 점이 여러 차례 보고되고 있다. 특히, 소통 능력은 상대방을 이해하고 공부하는 데서 시작한다. 상대방을 많이 알면 알수록, 상대방의 요구와 목적을 많이 이해하면 할수록 가능 해 진다는 사실을 명심하기 바란다.
그리고 구매 협상에서 무엇보다도 중요한 것은 체계적으로 준비하고 협상 상황을 분석하는 것이다. 무엇을 어떻게 준비하고 분석해야 하는지를 이해하고 학습하여 협상에 임하기 전에 철저한 사전 준비를 하는 것이 중요하다. 협상 전에 체크리스트를 만들어 준비를 잘하면 성공적인 협상의 결과가 나온 다는 것을 이미 많은 학자들이 연구하여 증명하였기에 이에 관하여서는 더 이상 이야기 할 필요가 없다고 생각된다.
‘협상은 과학이다’라는 말이 있다. 과학이란 배우고 익힐 수 있으며, 동일한 환경에서는 동일한 결과가 반복적으로 나타나는 것이 특징이다. 즉, 협상이 과학이란 말은 철저한 준비와 분석이 성공적인 협상 결과로 이어진다는 것이다. 다시 말하면, 철저한 준비와 분석을 하면 협상 결과도 일관되게 좋아질 수 있다는 것이다(동일한 결과가 반복적으로 발생함).
물론 무엇을, 어떻게 준비하고 분석할 것인지에 대해서는 이번 칼럼의 범위를 넘어서는 부분이기에 여기서는 간략히 정리하는 것으로 마무리하고자 한다.
