‘구매 업무의 영역은 어디서부터 어디까지일까?’

최근 새로운 산업군에서 완전히 다른 카테고리의 구매 업무를 담당(식품/소재 제조업 → 산업용 디스플레이 제조업)하며, 새로운 분야에 대한 스터디와 습득, 활용, 피드백을 반복하며 바쁜 하루를 보내고 있습니다. 스스로에게 문득 위와 같은 질문을 던지게 됐습니다.

막연히 구매 담당자를 꿈꿨던 대학시절에는 적정한 시기에 적정한 가격으로 잘 사면 그게 구매를 잘하는 담당자 아닌가. 즉, 품목 특성에 맞게 QCD를 잘 관리하는 게 주 업무 아닌가 라는 비교적 단순한 생각으로 구매직무에 접근했던 것 같습니다. 

그러나 다양한 산업군에서 구매 업무를 경험하며, 연차가 쌓일수록 시간의 누적만큼 구매란 정말 다양하고 한없이 깊이 파고 들어갈 수 있으며 끝없는 배움이 필요한 분야임을 느끼는 요즘입니다.

수입 업무를 처음 맡았을 때, 인코텀즈, 보험료, 운송비, 관세 등 새로운 업무들을 스터디하고, 물어보고 배우며 완전히 초심자로 돌아갔던 때가 있었습니다. 수입 업무는 내자 구매와는 다른 체크/관리 포인트가 있었고, 해외 공급선을 소싱하여 계약에서 입고까지 한 사이클을 진행하는 과정도 참 힘들었죠. 하지만 점차 시야가 넓어지면서 기존의 내자 구매 경험을 외자 구매에 접목하고 활용해 성과를 냈던 짜릿한 경험도 있었습니다.

저는 요즘 다시 초심자로 돌아와 새롭게 배우고, 머리를 싸매며 스터디하는 새로운 구매 업무를 담당하고 있습니다. 바로 외주 구매입니다. 이번 칼럼을 통해 요즘 방향을 잡기위해 가장 많이 고민하고 있는 외주 구매에 대해 이야기 나눠보고자 합니다.    
 

외주 생산 관리를 ‘잘’하는 구매 담당자의 비밀은 무엇일까?

외주 생산은 기업이 성장하면서 자연스럽게 고려하게 되는 전략입니다. 핵심 역량에 집중하고, 비용을 절감하며, 생산 유연성을 확보할 수 있다는 장점이 있습니다. 하지만 이 모든 게 '잘 관리될 때' 가능한 이야기입니다. 

특히, 사급 자재를 외주업체에 제공하고 일부 자재를 다시 공급받는 구조라면, 구매 담당자는 그야말로 '공급망의 지휘자'가 되어야 합니다. 실수 한 번이면 비용 상승, 품질 저하, 납기 지연이라는 삼중고(三重苦)가 찾아올 수 있기 때문이죠.

① 사급 자재 관리 : 좋은 재료가 좋은 결과를 만든다

사급 자재를 외주업체에 제공할 때는 단순히 '자재를 주면 되겠지'라는 생각을 버려야 합니다. 품질 기준을 명확히 하고, 원가 절감 가능성을 따져보며, 안정적으로 공급될 수 있는지까지 고려해야 하죠. 사급 자재가 외주업체의 자체 조달 자재와 잘 어우러지는지도 중요한 포인트입니다. 재료가 좋아야 결과물이 좋은 법이니까요.

② 외주업체 선정 : 싸다고 좋은 게 아니다

외주업체를 고를 때 가장 흔히 하는 실수는 '가격이 싸면 좋다'는 단순한 기준입니다. 하지만 다년간 구매 업무를 하며 느낀 건 ‘싸고 좋은 건’ 정말 극소수입니다. 품질 관리 역량, 생산 능력, 납기 준수 능력, 그리고 재무 안정성까지 꼼꼼하게 따져봐야 합니다. 계약서에도 품질 보증 범위, 사급 자재 관리 책임, 납기 준수 조건을 확실하게 명시해야 나중에 '그런 줄 몰랐다'는 말이 나오지 않습니다.

③ 생산 및 품질 관리 : 믿지만 검증한다

사급 자재를 넘겼다고 끝이 아닙니다. 외주업체가 제대로 사용하고 있는지, 생산 공정이 문제가 없는지 지속적으로 모니터링해야 합니다. 중간 검사, 최종 검수는 필수입니다. 특히 사급 자재가 불량이면 전체 생산에 차질이 생길 수 있으니 초기 품질 관리는 더욱 철저해야 합니다. 즉, '믿지만 검증한다'는 원칙을 잊지 말아야 합니다.

④ 비용 및 리스크 관리 : 예상치 못한 변수에 대비하라

외주 생산에서는 추가 비용이 발생할 가능성이 높습니다. 원자재 가격 변동, 생산 중단, 환율 변동 같은 변수가 언제든지 터질 수 있기 때문입니다. 따라서 구매 담당자는 비용 분석, 리스크 평가, 비상 대응 계획을 미리 준비해야 합니다. 대체 공급망도 확보해 둔다면 '플랜 B'를 가동할 수 있어 위험을 줄일 수 있습니다.

⑤ 성공적인 외주 관리의 비결

외주업체와는 단순한 거래 관계가 아니라 '파트너십'을 구축해야 합니다. 정기적인 성과 리뷰와 피드백을 제공하고, 공정 개선 및 원가 절감 프로젝트를 함께 진행하면 서로 윈-윈(win-win)할 수 있습니다. 또한, 디지털 전환을 활용하면 공급망을 더욱 효과적으로 관리할 수 있습니다. 

저 같은 경우, 기존에 각 회사별 ERP 간의 연동이 되지 않아 엑셀로 관리하던 외주 품목의 입/출고 데이터를 구글 스프레드 시트로 옮겨 실시간 데이터 공유를 하고 있습니다. 외주를 맡긴 공정 흐름에 속해 있는 공급사들의 생산 관리 역할을 담당해야 성공적인 외주 관리 담당자가 될 수 있다고 생각합니다.

마무리 하며.

외주 생산을 잘 관리하는 것은 단순한 조달 업무가 아니라 전략적인 운영 능력을 요구하는 일입니다. 사급 자재 관리, 계약 관리, 품질 통제, 비용 및 리스크 관리를 유기적으로 결합해야 진정한 경쟁력을 갖출 수 있습니다. 

실시간 공유와 협력을 기반으로 외주업체와의 관계를 최적화 한다면, 단순한 비용 절감을 넘어 기업의 공급망 경쟁력까지 강화할 수 있을 것입니다. '관리되는 외주'가 '성공적인 외주'라는 사실을 잊지 말아야 합니다!

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