건설 자재 구매를 기준으로 살펴보면, 외주 공사업체에게 직접 지급할 자재의 리스트, 즉 구매할 품목의 결정부터 이뤄져야 합니다. 보통 기존 명부에 구성된 자재 리스트는 그대로 둔 채 T/O부터 산출을 하는데, 보다 근본적으로 구매할 자재의 범위부터 고찰해야 합니다.
지난 1년간 현장에 투입된 자재들을 살펴보고, 외주 공사업체가 직접 구매하여 투입된 자재 중 지급 자재로 운영 시 유리하다고 판단되는 품목을 찾아야 합니다. 또 지급 자재로 운영하였으나 현장 운영 결과 외주 공사업체 지입 자재로 운영하는 것이 유리하다고 판단되는 품목도 유관 부서와 협의하여 선정해야 합니다.
모집 대상이 되는 품목을 결정하였다면, 각 품목별로 적정 T/O를 산출합니다. 제가 작년 6월 인터뷰했던 5개 건설사 중 한 건설사는 별도의 T/O 없이 무제한으로 업체를 등록하였으며, 등록된 업체 전체를 T/O 대상으로 경쟁 입찰을 실시하였습니다. 그리고 나머지 4개 건설사는 적정 T/O를 설정하여 승인받은 협력업체 명부 안에서 입찰을 실시하였습니다.
장단점이 있겠지만 충성도 높은 협력업체를 운영하는 것이 유리하다고 판단하신다면 적정 T/O를 운영하는 것이 더 적합하다고 생각합니다. 적정 T/O란 시장과 품목의 특성, 구매 빈도와 금액, 내부 규정 상 1회 입찰 시 참여시키는 업체의 수 등을 종합적으로 고려하여 각 사의 기준에 맞게 산출합니다.
3. 전 년도 이슈 반영
기존에 보유한 협력업체 명부를 기준으로 모집 대상의 선정과 T/O의 산출이 끝났다면, 전 년도의 이슈를 반영하여야 합니다. 크게 불성실 대응, 경쟁력 미달, 재무 불량 등의 사유로 발생하는 기존 협력업체의 탈락과, 전 년도 정기 명부에 포함되지 않았으나 기타 이슈로 인해 수시 등록으로 운영한 업체 중 경쟁력이 우수하여 신규 모집 평가없이 정기 명부에 등록을 시키는 작업을 수행합니다.
예를 들어 A라는 품목의 협력업체가 10개였는데 전 년도 구매 실적을 바탕으로 적정 T/O를 11개로 산출하였습니다. 이후 입찰 경쟁력이 부족한 업체 1개와 부도 위험이 있는 업체 1개를 탈락시키고(2개 탈락), 특정 현장에서 추천되어 해당 입찰에 참여하였는데 우수한 실적을 보인 업체 1개를 정기 등록으로 반영하였다면(1개 등록), 금번 신규모집 T/O는 2개가 되는 것입니다.
4. 신규 모집 공고/접수/평가
신규 모집 공고는 협력업체들에게 노출 빈도가 높은 곳에 하는 것이 좋습니다. 건설산업에서는 자사 홈페이지와 협력업체 신용평가 메인 배너로 공지하는 것이 일반적입니다.
모집 서류 접수 방법에는 우편, email, 현장 수령, 전산 접수 등이 있으며, 구매 담당자의 업무 로드와 윤리적 측면을 고려하여 전산 접수 형태를 선호합니다. 서류는 신규 등록 평가를 위한 자료가 모두 포함되어 있고 이를 신뢰할 수 있어야 하는데, 최근 신용평가사에서 제공하는 자료가 풍부해져 이를 최대한 활용하는 것이 좋습니다.
5. 신규 업체 선정
상기 절차에 따라 평가한 업체를 점수 순서대로 정렬하고 모집 T/O에 맞게 상위업체부터 선정합니다. 다만, 협력업체 평가표가 일반적인 품목을 기준으로 작성되다 보니 특수한 품목의 경우 해당 업계의 특성을 잘 반영하지 못하거나 잠재된 경쟁력을 반영하지 못하는 경우가 발생할 수 있으므로 구매 담당자는 평가 시 평가표의 항목뿐만 아니라 여러 측면에서 평가를 진행하여야 합니다.
마치며,
지금까지 신규 협력업체 모집 방법에 대해 간략하게 알아보았습니다. 구매부서에게 협력업체 정기 모집은 함께할 파트너를 뽑는 축제와 같습니다. 일반적으로 연 1회 수행하다 보니 일상 업무에 더하여 업무량이 늘어나 대충 넘기게 될 수 있는데, 새로운 동료를 찾는 마음으로 협력사 모집업무를 수행한다면 이후 성공적인 구매업무를 수행하는데 큰 도움이 될 것입니다.
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