📌 WHO

전지재료 생산 및 환경 솔루션 공급 기업 A사

A사는 전지재료 생산 및 환경 솔루션 분야에서 선도적인 경쟁력을 갖춘 기업으로, 계열사들과 함께 계열사 전체의 시너지를 창출해나가고 있습니다. 하지만 그동안 수작업 중심의 업무 처리와 계열사별로 상이한 시스템 사용으로 인해 계열사 차원의 통합 구매 관리에 여러 어려움을 겪고 있었는데요.

A사는 이러한 한계를 극복하고자 엠로와 함께 통합 구매 시스템을 새롭게 구축하였습니다. 이번 프로젝트를 통해 구매 요청부터 입고·검수, 계약 및 협력사 평가까지 전 과정을 단일 시스템에서 처리할 수 있는 구조로 전환하면서, 구매 업무의 효율성과 투명성을 크게 향상할 수 있었습니다.

지금부터 A사가 엠로와 함께 어떻게 Shared Service* 기반의 통합 구매 프로세스를 성공적으로 구현하고, 계열사 전반의 구매 경쟁력을 높여나가고 있는지 자세히 살펴보도록 하겠습니다.

(*구매 금액 규모가 큰 주요 품목의 경우 A사와 A사 계열사의 구매 안건을 대행하여 처리)

📌 Challenges 

수작업 및 개별 시스템 활용에 따른 계열사 통합 구매 관리의 어려움

① 일부 구매 업무가 수작업으로 진행되어 구매 이력 통합 관리 한계

A사 계열사는 계열사별로 구매 금액 규모에 따라 구매를 분담하고 있었습니다. 고액 안건은 지주사인 A사에서 직접 수행하고, 소액 안건은 각 계열사 구매 부서에서 담당하는 방식이었죠. 그러나 시스템 도입 이전에는 지주사에서 구매 업무를 진행할 때 계열사별로 사용 중인 시스템과 업무 방식이 서로 달라, 계열사 차원의 구매 이력을 일원화하여 관리하는 데 한계가 있었습니다. 이로 인해 각 계열사의 구매 내역을 확인하려면 별도로 시스템에 접속해야하여 이력 관리가 비효율적으로 이뤄질 수밖에 없었습니다.

② 계열사별 상이한 시스템 활용으로 정보 공유 제한 및 업무 가시성 저하

A사 계열사들은 UniERP, 더존(Duzon), 엑셀 관리 등 서로 다른 구매 시스템을 사용하고 있었습니다. 이로 인해 계열사 간 구매 정보의 실시간 공유가 어렵고, 지주사에서는 각 계열사의 구매 업무를 한눈에 파악하기 힘든 상황이었습니다. 특히 발주번호, 품목명, 계약 양식 등 구매 관련 데이터의 관리 방식이 달라 업무의 일관성이 떨어지고, 계열사 전체의 구매 가시성이 크게 저하되는 문제가 있었습니다. 이러한 한계는 구매 의사결정의 속도와 효율성에도 영향을 미쳤습니다.

③ 수기 방식으로 일부 협력사 대상 국한된 평가 진행

협력사 평가 업무 역시 시스템화되지 않아 일부 원재료 공급 협력사를 대상으로만 제한적으로 수행되고 있었습니다. 평가 과정은 주로 엑셀 기반으로 진행되었기 때문에, 발주 정보와의 연계가 되지 않아 효율성이 떨어졌고, 평가 결과의 신뢰성과 활용성에도 한계가 있었습니다. 특히 설비 및 공사와 같은 다른 협력사로는 평가 범위를 확대하기 어려운 구조였으며, 이로 인해 협력사 관리의 체계화가 미흡한 상태였습니다.

📌 Our Solution 

효율적인 ‘Shared Service 구매’ 위한 통합 구매 시스템 구현

A사는 A사를 포함한 6개 계열사의 통합 구매 프로세스를 지원하기 위해 새로운 ‘통합 구매 시스템’을 구축하기로 결정하고, 구매 영역에서 높은 인지도와 폭넓은 구축 경험을 보유한 엠로를 파트너사로 선정하였습니다.

엠로는 A사만의 Shared Service 기반 구매 프로세스를 시스템에 구현하기 위해, 기존에 계열사별로 분산되어 있거나 수작업으로 진행되던 구매 업무를 하나의 단일 시스템으로 통합하였습니다. 이를 통해 구매 요청부터 검수 및 입고, 협력사 관리 등 구매 전반의 프로세스를 갖췄으며, 각 계열사는 통합 시스템을 활용해 구매 요청을 생성하고, 품목과 금액에 따라 A사와 A사 계열사가 각각 구매를 진행함으로써 계열사 전반의 구매 현황과 이력을 한눈에 파악할 수 있는 체계를 마련하였습니다.

아울러 2023년 시스템 고도화를 통해 협력사 평가 기능을 추가하여, 기존에 일부 원재료 공급 협력사를 대상으로만 진행하던 정기 평가를 설비 및 공사 등 모든 협력사로 확대하였습니다. 기존에 엑셀로 진행되던 평가 프로세스도 시스템 내 발주 정보 등과 연계하여 보다 효율적으로 수행할 수 있도록 개선하였습니다.

📌 Results 

계열사 차원의 구매 업무 효율성 및 투명성 UP… 

우수 협력사 관리 기반도 마련

① 지주사 주도의 일원화된 구매 관리로 계열사 전반의 구매 통제력 강화

A사 계열사는 이번 통합 구매 시스템을 통해 지주사 중심의 일원화된 구매 관리 체계를 확립하였습니다. 기존에는 Shared Service 형태로 고액 구매 안건을 지주사가, 소액 안건은 계열사가 개별적으로 처리하며 시스템과 프로세스가 분산돼 있어 계열사 차원의 통합 관리가 어려웠습니다. 하지만 이번 시스템 도입으로 구매 요청부터 검수·입고까지 전 과정을 하나의 시스템에서 처리할 수 있게 되면서 계열사 전반의 구매 이력과 현황을 실시간으로 파악할 수 있는 체계가 마련되었습니다. 이를 통해 지주사의 구매 통제력과 계열사 전체의 관리 효율성이 크게 강화되었습니다.

② 협력사 평가 대상 확대 및 계열사 내 평가 정보 공유로 우수협력사 Pool 확보

기존에는 제한적으로 협력사 평가가 진행되었고, 평가 방식 역시 엑셀에 의존해 왔습니다. 이번 시스템 고도화를 통해 협력사 평가 기능을 추가함으로써 모든 협력사로 평가 대상을 확대하고, 평가 데이터를 계열사 전체가 공유할 수 있도록 개선했습니다. 이를 통해 우수 협력사 pool을 체계적으로 관리할 수 있는 기반을 마련하였습니다.

③ 전자 계약을 통해 계약 건당 업무 처리 속도 기존 대비 1시간 이상 단축

이전에는 계약 체결 과정이 담당자의 이메일을 통한 서류 접수와 수기 방식으로 진행돼 시간과 관리 비용이 많이 소요되었습니다. 그러나 통합 시스템 내 전자 계약 기능을 도입한 이후, 입찰부터 협력사 선정, 계약 및 등록까지의 절차가 모두 온라인으로 전환되었습니다. 그 결과, 계약 건당 업무 처리 속도가 기존 대비 1시간 이상 단축되며 업무 효율성이 크게 향상되었습니다. 이와 함께 계약 프로세스의 투명성도 한층 강화되었습니다.

📢 담당자의 한마디

통합 구매 시스템 구축 과정에서 A사의 요구사항을 최대한 반영하여 기본 솔루션에 포함되지 않은 기능까지 구현할 수 있도록 도와준 엠로 담당자 분들께 감사드립니다. 엠로와 함께 구축한 새로운 시스템을 통해 계열사 별 분산됐던 구매 업무가 단일 시스템으로 연결되고 구매 이력도 철저히 관리할 수 있게 되어 A사 계열사의 효율적인 Shared Service 기반의 구매 프로세스가 완성되었습니다. 

📌Next plan 

A사는 이번 구매 시스템 구축을 통해 계열사 차원의 효율적이고 체계적인 통합 구매 프로세스를 구현하였습니다. 앞으로도 해외 법인으로의 확산과 시스템 기능 고도화 등을 통해 엠로와 함께 A사의 지속적인 구매 혁신을 이어갈 계획입니다.