첫 출근 날, 기대와 현실 사이에서 처음 마주한 것?

기다리고 기다리던 구매팀에 입사를 한 첫날, 그동안 구매 프로세스를 익히며 갈고닦은 실력을 뽐내볼 생각에 기대가 가득할 것이다. 맥도널드에서 햄버거 주문이 들어오는 것처럼 ‘이것 좀 사주세요!’라고 메일을 받으려나 전화가 오려나 두근두근한 마음일까? 벌써 10년도 훨씬 전의 일이라 첫 출근하던 마음이 어땠는지 기억이 가물가물하다.

하지만 한 가지 기억나는 게 있다면 회의실 테이블 가운데 놓인 커다란 사내 조직도와 구매관리규정, 그리고 쌓여있는 주요 구매 품목 관련 자료들이었다. 구매팀에서의 근무가 처음이기도 하지만 회사생활도 처음이라면 이 모든 것이 생경할 것이다. 

10년이 넘는 직장생활 동안 두 번의 이직과 한 번의 산업 변경 과정에서 돌이켜보니 위 세 가지는 내가 일을 하는데 그리고 내가 업무를 하는데 아주 큰 발판이 되어준 핵심문서였다.

직장생활의 발판이 되는 핵심 문서 3가지

① 사내조직도      
회사의 조직 규모나 구성에 따라 함께 협력해야 하는 부서 범위가 매우 다를 수 있다. 그러나 그와 상관없이 구매부서는 업무 절차상 기민하게 소통해야 하는 부서가 많다. 앞서 시리즈로 소개했던 구매프로세스에서도 이미 여러번 언급되었던 것 처럼 말이다.

먼저 구매직무를 한다면 내가 담당하는 업무와 상관없이 법무부서 및 재무부서와의 소통할 일이 잦다. 구매 프로세스 중 계약과 비용 지불은 예외가 되는 절차일 수 없기 때문이다.

또 구매부서 내에서도 구매하는 품목이나 직무에 따라 소통하는 요청부서와 협력부서는 달라질 수 있다. 내가 IT H/W 담당한다면 자산관리부서가, 그리고 인사시스템을 담당한다면 인사부서가 요청부서가 될 것이며 의사결정에서 의견을 제안하거나 협의를 제안하는 경우 협력부서가 될 것이다.   
 

② 구매관리규정        
구매관리규정이란 구매팀이 어떻게 일해야 하는지를 명문화한 것이라고 보면 된다. 규정은 크게 목적, 규정의 적용범위, 프로세스로 나눌 수 있다.         
 

• 목적 : 구매관리규정이 존재하는 이유로 본 규정을 따라야 하는 구매팀의 역할과 책임에 대한 내용으로 볼 수 있다. 주로 합리적인 구매프로세스를 통해 사내 기여함을 목표로 한다.        
   
• 규정의 적용범위 : 품목의 범위나 업무의 범위를 나타내며 각각의 정의 등이 나열되어 혼란을 막는 역할을 한다.        
   
• 프로세스 : 일관된 프로세스를 진행함으로써 업무의 혼선을 막고 적법한 절차에 따라 진행됨을 원칙으로 하는 것에 의의를 둔다.  

상기 규정은 창과 방패의 역할을 한다. 이러한 프로세스와 역할을 앞세워 요청부서나 협업부서에 지원을 요청할 수도 있고 우리의 업무가 아님을 피력하여 팀을 보호할 수도 있다.    

③ 주요 구매 품목 관련 자료        
이는 회사에서 어떻게 아카이빙 해두는지에 따라 매우 다를 수 있다. 기업의 지출분석을 시도해 보면 금액 기준 상위 n개 구매품목 혹은 상위 n개 공급사에 따른 자료 등을 정리하게 된다. 이는 주요 품목이 회사에 큰 영향을 미치므로 관리와 동시에 견제를 통해 위험을 헷지하기 위함일 것이다.

지금은 많은 기업에서 전자문서를 도입하여 별도의 바인딩처리를 하지 않겠지만 내가 처음 근무했을 당시에는 그와 별도로 주요 품목에 대해서는 인쇄하여 언제든지 열어볼 수 있도록 정리한 파일이 팀 책꽂이에 꽂혀있었다. 품목별 및 연도별로 정리된 자료들을 보면 회사와 팀의 변천사를 이해할 수 있다. 특히 주요한 품목에 가장 많은 비용이 지불되는 경우가 많으므로 내가 담당하지 않더라도 이해도를 높이는 것이 중요하다. 

항만서비스업에 근무하며 신입 시절 몇백억 대의 크레인을 구입할 일은 없었지만 크레인의 대한 이해 덕분에 동 산업에서 가장 주요한 공급사를 알고 어떻게 협상하여 왔는지에 대한 지식을 쌓을 수 있었다.

마치며

이 글을 읽고 있는 신입직원 중 “이건 당연한 거 아니야?”라고 생각한다면 그 회사는 어느 정도 규모와 조직이 갖춰진 곳이라고 볼 수 있다. 그 반대라고 해도 전혀 문제 될 것 없다. 회사를 다닌 지 좀 되었으니 회사의 시스템에서 이런저런 자료에 접근하여 스스로 습득 하면된다.

반대로 이 글을 읽고 계신 중간관리자 이상 관리자분들께서 그동안 신입사원을 어떻게 교육하면 좋을지 갈피를 잡기 어려우셨다면 위의 세 가지부터 시작해 보시길 권유한다.     
 

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