구매 업무의 영역은 넓고도 다양합니다. 이번 칼럼에서는 외주 공정에 관한 ‘관리’ 측면에 대해 최근 실행하여 좋은 효과를 거두고 있는 통합 관리 방식에 대해 공유드리고자 합니다. 

복잡해지는 외주 공급망을 마주하며..

최근 외주 관리 업무를 담당하며, 하나의 반제품이 완성되어 납품되기까지 다수의 외주사와의 업무 연계 속에서 한 가지 엄청난 업무 loss를 겪고 있었습니다.

공정 A → 공정 B → 공정 C → 공정 D → 공정 E → 반제품 입고

예를 들어, 5가지의 공정을 거쳐 생산되는 반제품의 경우, 최종 입고 일정을 확인하기 위해서는 공정 E를 담당하는 업체가 공정 D 업체의 생산 및 입고 스케줄을 알아야 최종 반제품 입고 계획을 잡을 수 있습니다. 이렇듯 각 업체들은 전 공정으로 거슬러 올라가 각 공정을 담당하는 업체의 스케줄 확인 후 최종 반제품 입고 일정이 짜입니다.

수급 일정이 여유로운 ‘평화의 순간’에는 각 공정별 소요 시간을 넉넉하게 잡고, 반제품의 Lead Time을 길게 잡으니 문제가 없습니다. 하지만 반제품이 투입되는 완제품의 생산 스케줄이 갑자기 변동되거나 수급 일정이 타이트해지는 경우에는 ‘대혼란’을 맞이하게 됩니다.     
 

각 공정별로 입고 스케줄을 확인해서 공유하는 것만 해도 엄청난 업무 loss를 가져옵니다.

입고 일정, 수량 취합 후 자료를 가공하여 생산팀, 기획팀에 공유하는 시간만 측정해 보니, 실제로 하루 평균 4.7시간을 사용하고 있었습니다.

외주사와 함께 사용하는 ERP의 부재 

물론 ERP로 각 공정별 입/출고 내역이 실시간으로 Raw data를 남긴다면, 자재 수불과 공정별 재고 파악, 공정 현황을 비롯하여, 각 외주 업체에서도 공정 계획과 일정 조정에 매우 용이할 것입니다.

제가 속한 조직에도 ERP는 있습니다. 그래서 외주사를 통해 입고된 최종 반제품과 외주사로 출고되는 자재에 대해서는 모두 전산에 남습니다.

문제는 외주 공정을 거치는 동안에는 ‘ERP 밖’에서 일어나는 일이라 전산에 없다는 것이죠!

ERP는 존재하지만 내가 담당하는 외주 구매/관리를 위한 ERP는 없는 반쪽짜리 ERP로 외주 공정에 있는 동안에는 수기로 관리하는 것이 9할이라는 것입니다.

마치 겉은 멀쩡해 보이지만 제 발로 움직여야 앞으로 나아가는 자동차처럼 느껴집니다.

이렇듯 대부분의 중소·중견 제조기업에서는 이러한 외주 흐름이 여전히 수기로 관리되거나, 외주사 간 정보가 단절된 형태로 운영되고 있습니다. 이는 다음과 같은 리스크로 이어집니다.

① 납기 지연의 원인 파악 불가

② 재고·수율 등 생산 KPI 관리 부재

③ 공정 현황 파악 불가 

ERP 도입은 이상적이지만, 현실적으로는 도입 비용과 시간, 내부 역량의 부족으로 인해 중소 규모 기업에서는 구현이 어렵습니다. 이런 상황에서 ‘구글 스프레드시트’는 단순한 문서 도구를 넘어 실시간 협업형 ERP 대안 플랫폼으로서의 잠재력을 갖추고 있습니다.

구글 스프레드시트 기반 외주 공정 관리 시스템 설계

구글 스프레드시트의 가장 큰 장점은 ‘접근성’입니다. 별도의 인프라 구축 없이, 외주사와 실시간으로 협업 가능한 공급망 관리 시스템을 구축할 수 있습니다. 이를 위해서는 다음과 같은 5개 핵심 모듈로 체계를 설계하는 것이 효과적입니다.

① 기준정보 관리 (Master Data Control)

• 공정 코드 체계화 : 공정별 순서 및 코드 표준화
• 외주사 DB 구축 : 업체별 담당 공정, 연락처, 위치 등 포함
• 자재/반제품 BOM 관리 : 공정별 소요 자재 리스트 관리

기준 정보는 모든 데이터 입력의 기반

* tip : 휴먼에러를 최대한 없애고자 드롭다운 리스트, 데이터 유효성 검사 기능을 통해 입력 오류를 방지합니다.

② 공정별 일정 및 납기 모니터링 

• 계획 vs. 실적 일정 비교: 공정별 예정 시작/종료일과 실제 일정 기록
• 공정 진행 상태 자동 색상 표시 : 조건부 서식을 활용해 진행률 시각화
• 납기 D-Day 자동 계산 및 경고 : 오늘 날짜 기준으로 잔여 납기일 표시

납기 리스크 사전 점검 가능

③ 입출고 및 재고 연동

• 자재/반제품 입고·출고 내역 기록
• 재고 실시간 연산 (SUMIFS 기반)
• 공정 간 이동 재고 추적: A 외주사 → B 외주사 이동 흐름 기록

이동형 재고(Transit Inventory)의 흐름까지 반영하여, 가용 재고와 공정 간 WIP(Work-in-Progress)를 동시에 추적합니다.

④ 수율 및 품질 모니터링

• 공정별 투입/산출량 기록
• 수율 자동계산 및 기준 이하 시 알림
• 불량 유형 분류 및 분석

공정별 평균 수율과 불량률 추세를 시계열로 추적할 수 있으며, 외주사별 품질 KPI 분석도 가능해집니다.

⑤ 통합 KPI 대시보드

• 공정별 진행률 시각화 차트
• 외주사별 납기 준수율 및 수율
• 현재 재고 현황 그래프화
• 월간 불량률 및 조치율

기술적 구현을 위한 팁: 자동화와 협업의 결합

• 작업지시 번호 자동 부여
• 납기 초과 시 이메일 알림 발송
• 일정 변경 시 외주사 담당자 자동 통보
• 권한 기반 공유 설정
• 외주사별 접근 범위 제한 (조회/입력 전용 시트 구분)

결론: ERP 도입이 어렵다면, 스프레드시트를 ERP처럼 써라

지금까지의 공급망은 '정보의 연결'보다는 '역할의 분업'에 치중되어 있었습니다. 그러나 외주 공정의 흐름이 복잡해지고, 품질 및 납기 책임이 제조사로 집중되는 환경에서는 모든 공정의 가시성 확보와 실시간 모니터링이 기업의 생존 조건이 되어가고 있습니다.

ERP가 당장 어렵다면, 구글 스프레드시트를 ERP처럼 사용하는 방법도 분명한 선택지가 됩니다.   실행 비용은 낮고, 즉시 시작할 수 있으며, 현장의 실무자들도 쉽게 적응할 수 있는 이점이 있습니다.

외주사가 하나의 시스템 안에서 연결되고, 데이터가 흐르며, KPI가 공유되는 순간, 비로소 ‘공급망의 디지털 전환’은 실현되기 시작합니다.

마치며.

이번 칼럼은 외주 공정을 통한 반제품 조달과정에서 발생하는 공급망 관리 이슈를 보다 효율적으로 통제하기 위한 디지털 툴의 실전 적용 전략을 다뤘습니다. 다음 칼럼에서는 구체적인 템플릿 설계와 적용 과정, 결과물을 바탕으로 자세한 현업 이야기를 공유드리겠습니다.

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