안녕하세요? 그동안 구매 전산 시스템 구축 경험을 연작 칼럼으로 공유해드리고 있는 가운데 어느덧 마지막 시리즈인 구축 후 시사점에 대해 이야기하는 시간이 되었습니다. 그럼 지금부터 몇가지 꼭지로 나누어 구매 전산시스템을 구축 또는 재구축해야 하는 경우 어떤 부분을 주의해야 할지 저의 생각을 정리해 보도록 하겠습니다.

구매시스템 구축 T/F 시리즈 목차

① 시스템 재구축 배경

② 재구축 T/F team 구성

③ 시스템 재구축 과정

④ 구축 간 애로사항

⑤ 시사점

1. 구매 전산시스템 개발 범위의 설정

앞선 칼럼에서도 언급했지만 시스템 재구축 과정의 첫 단계는 기존 시스템의 기능을 분석하고 시스템을 사용하고 있는 사용 부서들의 의견을 청취하여 구매 전산시스템의 개발 방향을 설정하는 일입니다. 당연하게도 개발 방향과 개발 범위를 정하는 것은 시스템 개발이 끝날 때까지 계속해서 프로젝트에 영향을 주므로 재차 강조해도 부족함이 없는 중요한 시사점이라 할 수 있습니다.

개발 방향과 범위를 정할 때는 단순히 기존 시스템의 사용상 불편했던 점만 취합해서는 안됩니다. 그동안 변화했던 업무 프로세스와 구매 전략 및 정책 또한 고려해야 하며 앞으로의 발전 방향까지 고려해야 효과적으로 기능하는 구매 전산 시스템을 설계할 수 있습니다.

또한 사내의 의견과 자료뿐만 아니라 동종 산업계 등 외부 벤치마킹도 필요한데 타 회사의 시스템 정보를 쉽게 얻기 어려운 상황에서 구매 전산시스템 구축 경험이 많은 외주 개발업체가 중요한 역할을 합니다. 다른 프로젝트에서 각광 받았던 기능도 소개해주고 업무 프로세스에 대한 컨설팅도 부분적으로 받을 수 있기 때문입니다. 물론 최종 개발 범위를 확정할 때에는 한정된 예산과 기간을 고려해야 하기 때문에 외주 개발 업체와 개발 범위를 늘리고 줄이려는 치열한 협상을 피할 수 없죠.

2. 시스템 간 데이터 인터페이스 방식 사전 검토

구축 간 애로사항을 설명하면서 언급했던 부분이라 자세한 설명은 필요 없을 듯합니다. 구매 전산시스템은 업무 특성상 연구소부터 제조 현장, 물류 그리고 대금지불을 위한 재무부서까지 다양한 사내 조직들과 업무적으로 연관이 되어 있습니다. 그러므로 각 부서에서 사용하고 있는 거의 모든 전산 시스템과 연결되어 데이터를 주고받습니다. 

구매 전산시스템 안에서 기능이 잘 구현되는 것뿐만 아니라 사내 연계된 시스템과의 데이터 인터페이스가 잘 이루어지는지 반드시 확인해야 하는데, 구매 전산시스템 구축 방향을 설계할 때부터 데이터 인터페이스 방식이나 Hardware 간의 특성들을 사전에 면밀히 검토해야 프로젝트 중간에 개발 방향을 바꾸는 불상사를 피할 수 있습니다. 

3. 입장이 다른 부서 간 협조 이끌어내기

시스템 구축 T/F 구성에서 살펴봤듯이 연관되어 함께 일하게 되는 사내/외의 조직이 매우 다양합니다. 각 조직들은 상황과 각각의 입장에 따라 시스템 구축 T/F와 같은 방향에서 의견을 내기도 하고 정면으로 대치하게 되기도 합니다. 상황은 계속 변하므로 당면한 순간에서 의견이 다르다고 상대편 조직과 다투거나 사이가 틀어지면 같은 목소리를 내야 하는 상황에서 저희의 힘이 되어주지 못합니다. 

구매 전산시스템을 성공적으로 구축해야 한다는 공통 목표 아래에서 상대 조직의 협조를 최대한 끌어내기 위해 때로는 이해하고 때로는 엄중히 책임을 묻는 유연한 자세를 견지하는 것이 시스템 구축 T/F에서는 반드시 필요합니다.

그리고 시스템 구축 T/F는 최소한 전적으로 본 프로젝트에 투입되어 일하도록 책임과 권한이 주어져 있습니다. 하지만 다른 유관 부서는 자신들의 본연의 업무를 차질 없이 수행하면서 추가로 프로젝트가 수행되도록 도움을 주는 입장에 있습니다. 유관 부서가 자기 일처럼 도울 것이란 기대감만으로는 금방 큰 실망감을 얻을 수밖에 없습니다. 사전에 유관 부서가 프로젝트에 투입될 수 있는 업무적 근거와 예산을 잘 준비하는 것이 무조건 협조해 주기만을 요구하는 것보다 훨씬 효과적입니다.   
 

4. 향후 발전 방향의 정의

프로젝트가 마무리되어 가는 시점이 되면 시스템 구축 T/F는 마음이 조급해집니다. 최초에 계획했는데 아직까지 개발이 덜 된 기능, 개발 후 테스트를 하다 보니 필요해진 추가 기능 그리고 뒤늦게 특정 부서가 자신들의 업무를 하기 위해서는 무조건 지금이라도 개발해야 한다고 강력히 주장하는 기능들이 미완료 상태로 남아 프로젝트 완료 선언의 결정에 발목을 잡기 때문입니다. 

외주 개발 업체는 개발 인력들의 일부를 또 다른 새로운 프로젝트에 투입하기 위해 조정하기 시작하고, 시스템 구축 T/F는 미결 과제를 완료하기 위해 더욱 개발 속도를 높여달라고 요청하는 가운데 갈등도 생깁니다. 아무리 구축 초기 단계에 개발 범위와 과업의 내용을 자세하게 정의하고 시작을 했더라도 예상하지 못했던 추가 과업 때문에 시스템 구축 T/F는 예산과 기간을 늘리지 않는 한, 외주 개발 업체에 사정을 해야 하는 순간이 옵니다.

그러나 그렇게 해서도 완료가 되지 않은 기능이나 구매 전산시스템과 연계된 타 시스템에서도 대규모 수정 개발을 해야 수행이 가능한 기능들을 잘 정리할 필요가 있습니다. 그리하여 추후 다시 시스템을 개선하거나 재구축하는 기회가 왔을 때, 최우선적으로 실현시킬 수 있도록 기록을 남겨야 합니다.   
 

5. 개발 산출물 등 자료 보관의 중요성

구매 전산시스템 재구축을 완성하고 나면 당연히 업무를 수행하고 데이터를 남기는 전산시스템이 결과물로 남습니다. 하지만 프로젝트 과정에서 만들어진 구축 설계 개념, 중간 과정의 기록, 이슈와 문제를 해결해 나갔던 경과, 시스템의 하드웨어와 소프트웨어가 구축되기 위한 초기 환경설정 값 등 다양한 개발 산출물 또한 방대하게 만들어지게 됩니다. 그런데 시스템 구축 T/F가 해체되고 외주 개발사가 떠나면 그 기록과 자료를 보존할 주체가 사라질 수 있습니다. 

저희가 시스템 재구축을 시작할 때에도 기존에 쓰고 있던 시스템과 관련한 위와 같은 자료들을 참고하기 위해 찾았으나 오래도록 시간이 흐름에 따라 당시 기존 시스템 구축에 관여했던 사람들이 회사를 떠나면서 많은 자료가 이미 유실되어 버린 것을 알게 되었습니다. 데이터 인터페이스 자료 등 열심히 새로 만들어 놓고 나니 우연히 다른 업무를 하고 있는 직원의 컴퓨터에서 예전 자료가 뒤늦게 발견되어 아쉬웠던 경우도 있었고, 기존 시스템을 연구하고 알아가는 과정이 마치 유물을 발굴하는 과정처럼 느리고 시간이 많이 걸렸습니다.

그래서 저희 프로젝트가 종료되는 시점에 와서는 시간이 흐른 후에 후배들이 과거 자료가 없어 맨땅에 헤딩하는 어려움을 겪게 하지 않기 위해 준비를 하였습니다. 시스템 운영과 직접적으로 관련된 자료는 사내에 시스템 운영관리 조직에 인수인계를 하여 관리하도록 하였고 나머지 개발 산출물들은 사내 개발 데이터 관리 시스템에 보관되도록 조치를 하여 담당자가 없어져도 자료는 남아 있을 수 있도록 하였습니다.

시리즈를 마치며, 

이제 수차례에 나눠서 이야기를 나누었던 구매 전산시스템 재구축 경험에 대한 칼럼도 마무리를 향해 가고 있습니다. 구매 전산시스템은 프로젝트 기간과 비용에서 계획 대비 일부 추가 투입이 있었으나 성공적으로 구축이 완료되어 지금도 잘 작동하고 있습니다. 저 또한 프로젝트가 끝나서 잠깐의 휴가를 가진 뒤 현업에 복귀하여 구매 업무를 재개 한지도 어느 정도의 시간이 흘렀습니다.

구매 전산시스템의 관리와 운영주체가 사내 시스템 운영조직으로 넘어간 후에도 여러 가지 오류사항이나 개선점들이 많이 발견된 것은 사실입니다. 그러나 설계 개념이나 운영 방식을 수정할 만큼의 큰 오류는 없었고 단발적인 오류들이 고쳐져서 현재는 운영이 안정화 단계에 이르렀습니다.

현업에 복귀한 지금도 상황에 따라 바쁘기도 하고 스트레스를 받을 때도 있으나 프로젝트 기간 동안에 받았던 스트레스와 압박감에 비하면 괜찮은 수준입니다. 구매 전산시스템을 사용하는 각 부서 직원들로부터 업무가 효율화되고 예전에는 전산으로 하지 못했던 업무들을 시스템 상에서 쉽게 수행한다는 말을 들으면 보람을 느끼기도 합니다. 

하지만 사용에 불편한 점이나 개선점을 이야기하면 아직도 ‘아차!’ 하며 놓쳤던 부분에 아쉬움도 생기니 구매 전산시스템 구축에 매진했던 경험이 현재에도 영향을 주고 있음을 알 수 있습니다. 현업 구매 업무를 수행하는 데 있어 전체 업무 프로세스를 조망하는 넓은 시각이 생긴 것도 좋은 점입니다.

저희 구매 전산시스템이 현재 그룹사 내에서는 가장 최신화된 시스템이므로 다른 계열사에서도 관심을 가져 여러 곳에 가서 소개와 설명을 하는 기회도 가질 수 있었습니다. 향후 다른 계열사에서 저희 시스템을 벤치마킹 한 구매 전산 시스템을 구축하게 되면 저에게는 또 다른 경험을 쌓을 수 있는 기회로 연결될 수도 있겠지요.

지금까지 긴 글 읽어 주신 독자분들께 진심으로 감사드립니다. 혹시 전산 시스템을 구축해야 하는 상황에 있으신 분들이 있다면 도움이 되었으면 합니다. 연락과 기회가 닿는다면 제가 상세한 추가 설명을 드릴 수도 있겠습니다. 전산 시스템 구축이 아니라 단기간에 집중적으로 여러 조직과 협업하며 결과물을 만들어 내야 하는 프로젝트를 수행하시는 분들께도 저의 글이 시사하는 바가 도움이 되지 않을까 희망합니다. 이상 칼럼을 마치겠습니다.   
 

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