구입품 납기 관리는 구매 업무에서 가장 중요한 부분 중 하나입니다.
특히나 기업의 공급망 안정성과 경쟁력을 유지하는 데 핵심적인 역할이기 때문에 오늘 한번 살펴보도록 하겠습니다.

납기 관리가 단순히 '제시간에 도착만 하면 되지 않나?'라고 생각하실 수도 있겠지만 원하는 시간과 날짜, 장소에 도착했어도 수량은 정확한지, 품질에는 이상이 없는지 등 사전에 계약한 것과 동일한 지의 여부를 꼼꼼히 검수한 후 입고 여부를 결정하게 됩니다.
 

구입품 납기 관리는 왜 필요한가? 
납기 관리 실패는 생산 일정이 지연된다거나 긴급 운송 시에는 그에 따른 비용 증가, 최종적으로는 고객 신뢰 상실 등으로 이어질 수 있기 때문에 구매 담당자라면 이를 철저히 관리하고 최적화하기 위해 늘 노력해야 하는데요.

먼저, 구입품 납기 관리를 위해 가장 중요한 것은 계약 단계에서 조건설정을 명확히 해야 한다는 점입니다.
공급업체와의 계약은 구매 과정의 첫 단추라고 할 수 있는 만큼 계약 단계에서는 납기 일정, 품질 기준, 지연 발생 시 보상 및 벌칙 조건, 긴급 상황 대응 방안 등을 구체적으로 명시해야 합니다. 여기서 중요한 점은 공급업체가 이를 준수할 수 있는 환경을 제공하면서도 기업의 요구 사항을 충분히 반영한 계약 조건을 설정해야 한다는 것.

납기일은 빠를수록 좋지만 지나치게 타이트한 납기 조건은 공급업체에 과도한 부담을 주어 품질 문제나 지연 가능성을 높일 수 있는 양날의 검이기 때문에 현실적이고 합리적인 납기 일정을 설계하는 것이 중요한데요, 공급업체의 생산 능력, 물리적 거리와 물류 시간, 예상치 못한 변수 등을 종합적으로 고려해야 합니다.
 

구입품 납기 관리의 효율성을 높히려면?

구입품 납기 관리의 효율성을 높이기 위해서는 공급업체의 납기 준수 능력을 정기적으로 평가하는 것이 필수적입니다. 납기 준수율(On-Time Delivery Rate)이나 평균 지연 시간등 핵심 성과 지표(KPI)를 통해 공급업체를 평가하고 데이터화하여 향후 계약사항에 반영하는 것이 좋습니다.

납기 지연 상황에 대비하기 위한 대체 공급망 확보도 납기 관리의 중요한 전략 중 하나입니다. 특히 주요 자재의 경우 복수의 공급업체를 확보함으로써 리스크를 분산시킬 수 있습니다. 단일 공급업체에 지나치게 의존하면 납기 지연 시 치명적인 영향을 받을 수 있기 때문에, 대체 공급업체를 활용할 수 있는 체계를 마련해야 합니다. 또한, 긴급 상황 발생 시 항공 화물이나 특송 서비스를 활용할 수 있는 옵션을 사전에 계획해 두는 것도 납기 관리의 유연성을 높이는 방법입니다.

마치며, 
그러나 납기 관리는 여전히 많은 도전 과제에 직면해 있습니다. 통관 문제, 물류 지연, 자연재해 같은 일반적인 문제를 넘어 최근 들어 특히나 심해진 글로벌 공급망의 복잡성과 팬데믹, 전쟁과 같은 예상치 못한 변수들은 구매 담당자가 머리를 싸매게 만드는 큰 요인들입니다. 또한, 긴급 운송이나 대체 공급망 확보는 예산범위를 넘어선 비용이 부과되는 risk가 있어, 비용과 효율성 사이의 균형을 찾는 것도 어려운 문제입니다.

사실 납기 관리의 성공은 단순히 구매 담당자의 업무 성과를 넘어 기업 전체의 경쟁력을 높이는 중요한 부분이기 때문에 방심하지 않고 꾸준히 관리해야 한다는 점이 포인트인 것 같습니다.
 

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