구매 담당자는 회사에서 누군가의 구매 요청을 받아 원부자재 또는 완제품을 적합한 조건으로 구매하는 역할을 합니다. 구매 요청을 처리하다 보면 가끔 비효율적인 요청을 받는 경우도 있을 텐데요. 왜 이렇게 비효율적인 구매 요청이 발생하는지 이해하려면, 구매 요청 이전에 각 부서에서 수행되는 공급망 업무의 전체적인 흐름을 이해하는 것이 도움이 된다고 생각해요.(현황을 파악해야 개선이 가능하니까요!)
그래서 이번에는 구매부서로 구매 요청이 전달되기까지, 어떤 제품이 얼마나 필요하고 언제 필요한지를 결정하기 위해 회사의 공급망에서 어떤 프로세스가 작동하는지 알아보려고 합니다.
구매요청까지의 여정: DF, DRP, MPS, MRP
가장 먼저 필요한 것은 수요예측(Demand Forecasting, DF)입니다. 수요예측은 마케팅, 영업, SCM 부서에서 수행하는데요. 기존 판매 실적을 기반으로 통계적 접근을 하거나 시장 트렌드 등을 반영하여 판매할 완제품 수요량을 예측해요. 물론 판매부서의 목표가 여기에 포함되어야 해요. 여기서 언제, 어떤 완제품이, 얼마나 준비되어야 하는지가 결정되죠.
수요예측으로 결정된 정보를 바탕으로, 고객에게 물건을 어느 물류센터에서 보낼지, 그 물류센터에 얼마나 재고를 보유하고 있는지, 부족한 완제품은 언제까지 입고되어야 하는지 등을 정하는 업무가 진행돼요. 이 업무를 분배요구계획(Distribution Requirement Planning, DRP)이라고 해요. 여기서 어떤 제품을, 몇 개를, 언제까지 만들어야 하는지 결정됩니다. 즉, 시장 요구량을 생산량으로 전환하는 단계예요. 이때 회사가 정한 고객 서비스 수준(안전재고량)과 완제품 생산 후 물류센터 입고까지 걸리는 리드타임도 고려해야 해요.
물류센터로부터 생산량 정보를 받은 생산공장은 어떤 완제품을, 몇 개나 만들고, 언제까지 만들어야 하는지 생산 일정을 수립합니다. 이 업무를 생산계획수립(Master Production Schedule, MPS)이라고 해요. 보통 생산 효율을 극대화하기 위해 한 번 투입된 원부자재를 모두 소진할 때까지 생산 일정을 짜는 경향이 있어요. 이렇게 되면 시장의 요구량보다 더 많은 완제품이 생산되곤 하죠. 영업 담당자는 “요청한 수량보다 왜 더 많이 만들었냐”고 물을 수 있고, 생산 담당자는 “생산 효율을 높여 매출원가를 줄인 거다”라고 답하면서 서로 밀당(?)을 벌이기도 해요.
이 간극은 결국 재고로 남게 되며, 이렇게 쌓인 재고는 “누구 책임이냐?”, “어떻게 처리할 것이냐?”와 같은 의사결정으로 이어져요.
생산계획이 수립되면, 완제품을 차질 없이 생산하기 위해 필요한 원부자재와 부품이 무엇인지, 언제까지 몇 개가 필요한지를 계산합니다. 이 업무를 자재소요계획(Material Requirements Planning, MRP)이라고 해요. 완제품 수량이 원부자재 또는 부품 수량으로 전환되는 순간이죠. 이때는 생산계획뿐 아니라 자재명세서(BOM), 공장에서 보유 중인 원부자재 재고 정보, 그리고 원부자재가 구매되어 생산공정에 투입되기까지 걸리는 리드타임도 함께 고려해야 해요.
여기까지 진행되면 비로소 구매요청(Purchase Requisition, PR)이 만들어집니다. 구매부서는 이렇게 생성된 PR을 바탕으로 공급업체 선정, 단가 비교, 납품일 관리 등의 구매 업무를 수행하고, 최종적으로 구매오더(Purchase Order, PO)를 발행하게 되죠.
이러한 흐름을 간단하게 그리면 아래와 같아요.
S&OP의 중요성, 제조업체와 유통업체의 차이
이렇듯 구매부서가 PO를 생성하기 이전에는 수요예측 단계부터 공급망에 포함된 부서들의 세밀한 계획과 조정 작업이 이루어져야 해요. 이렇게 판매와 생산계획을 세우고 조율하는 협의체를 S&OP(Sales & Operations Planning)이라고 해요. S&OP는 경영진이 판매량과 생산량을 최종 의사결정하는 전사 차원의 회의입니다. 여기서 제품군 단위로 6개월~12개월치의 월별 계획이 수립되고 DF, DRP, MPS, MRP와 같은 세부 실행계획(Action Plan)이 주 단위로 수립된다고 생각하면 이해하기 쉬울 거예요.
전통적인 제조업체들은 전반적으로 위와 같은 흐름을 따르지만, 업종에 따라 일부 단계가 생략되거나 특정 업무가 특화되기도 해요. 예를 들어, 유통업체라면 생산을 하지 않으니 MPS가 필요 없겠죠? 유통업체 입장에서 공급사는 생산공장을 보유한 제조업체가 될 거예요. 그리고 유통업체는 자신들이 보유한 유통 네트워크를 통해 완제품을 고객에게 어떻게 효율적으로 분배하는지가 핵심역량이기 때문에 DF와 DRP 업무에 더 특화돼 있죠.
같은 구매 담당자라도 제조업체 소속인지, 유통업체 소속인지에 따라 업무의 성격이 많이 다를 수 있겠죠? S&OP 아래에서 어떤 업무들이 어떤 순서로 이루어지는지 이해하고 있다면, 자신의 업무 범위와 자신이 어느 단계에 속해 있는지 파악할 수 있을 거예요. 다른 범위의 구매 업무를 다음 커리어로 고려하는 데도 도움이 되겠죠.(구매를 넘어 공급망을 총괄하는 꿈도 꿀 수 있지 않을까요?) 그리고 가끔 다소 비효율적인 구매 요청이 들어오더라도 답답하게 느끼기보다 어떻게 개선할 수 있을지 건설적인 고민을 할 수 있지 않을까요?
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