결품? 결품 위기?

“만일 구매하는 품목이 갑자기 결품 되었을 때? 당신은 어떻게 대처 하시겠습니까?”

구매 직무로 근무하고 있거나 취업을 준비중인 분들에게는 상당히 익숙한 질문일 것이다. 면접 중 심심치 않게 나오는 질문이고 이 대답을 통해 그 사람의 대처 능력이 판별되기 때문에 지원자 입장에서는 상당히 까다로운 질문이기도 하다. 사실 100% 정답은 없으며, 회사 및 면접관의 성향에 따라 그들이 원하는 대답에 일치하면 높은 점수를 받는 질문이기 때문에 자신의 철학을 가지고 고 주장의 타당성을 잘 설명하면 된다고 생각한다. 그리고 나는 여기서 이런 파생된 질문을 하고 싶다. ‘지금 당신의 회사는 ‘결품’이 자주 일어나는가? ‘결품 위기’가 자주 일어나는가?’

 협업과 소통

나의 경우 회사는 ‘결품’보다는 ‘결품 위기’가 많이 발생한다고 생각한다.

다행히 요즘에는 협업 부서들(특히 자재파트)에서 사전 피킹(Picking)작업으로 재고의 유무를 인지할 수 있으며, 발전된 소프트웨어로 재고 및 납기관리 측면에서 안전장치를 많이 해 놓았다. 그럼에도 불구하고 결품 위기는 항상 우리의 곁을 떠나지 않는다.

큰 관점에서는 생산 제품의 단종, 천재지변, 국가의 전략적 통제(항구, 공항) 등이 있고 작은 관점으로는 협력업체 근무자의 이탈, 입고 불량, 재고 오차 등으로 결품 위기를 초래하고 있다. 특히, 요즘과 같이 전쟁, 질병으로 팬데믹이 일어나는 경우 결품 위기의 빈번함과 강도가 더욱 거세지는 것을 모두 공감할 것이다.

그럼 결품 위기는 어떻게 헤쳐 나가야 하는가?

나는 [협업과 소통] 이 두 키워드를 가지고 방법을 찾고 있다. 우리가 다니는 회사에는 많은 부서들이 존재한다. 결품은 구매팀 한곳에만 영향을 주는 상황이 아닌 회사 전체의 상황을 뒤바꾸는 것이기 때문에 전사적으로 풀어 나가야 된다.

 가장 먼저 협업해야 할 부서는 ‘영업팀’

부품의 입고가 예상보다 늦어진다 하였을 때, 최종적으로 피해를 입는 곳은 고객이기 때문에 영업부는 고객의 피해가 없도록 사전에 양해를 구하고 제품 출고 일정을 미뤄야 된다. 그 다음으로는 ‘생산팀’에게 협조를 구해야 한다. 미리 정해진 생산계획을 바꾸는 작업은 쉽지 않지만 생산팀의 조정으로 인해 일정 시간을 확보할 수 있다.

마지막으로는 ‘품질팀’이다. 자재수급에 있어서 결품이 되는 이유는 무엇일까? 수많은 사유 중 협력업체 내에서 ‘출하 부적격’으로 결품이 되는 경우가 있다. 구매 담당자는 우선 협력업체 결품 이유에 대해서 세심하게 파악해야 한다. 만일 제품을 다 만들었는데 부적격으로 인하여 출고가 되지 못한다면 ‘특채’라는 방법을 고려할 수 있다.

‘특채’란 구매부서와 품질부서에서 소통하는 방법으로 기존 제품과 약간 상이한 제품을 사용하고자 할 때 품질팀의 검증을 받아 일시적으로 사용하는 절차를 의미한다. 하지만 특채 사용은 정말 결품 위기일 때만 사용하는 것을 권장한다. 사실 특채라는 제도를 남용하거나 악용하는 경우도 생기기 때문에 ‘독이 든 성배’라 표현할 수도 있다.     

 여기서 내가 강조하는 것은 특채라는 행위가 아니라 [협업과 소통]이다.

이렇듯 영업, 생산, 품질 부서와 협업과 소통을 통해 결품의 위기를 벗어날 수 있다. 사실 결품이 안 나도록 사전에 모니터링 하는 것이 최고의 구매 퍼포먼스라고 생각하지만 어쩔 수 없이 결품이 난다면 타부서와 소통하는 것도 구매 직무의 역량이라 생각한다.

 또한 ‘같은 말이라도 아 다르고 어 다르다.’ 라는 속담처럼...

대화를 할 때 최대한 상대방의 도움을 이끌어낼 수 있도록 하길 바란다. 이런 결품 위기는 타 부서에서도 특수한 상황이기 때문에 여러모로 신경쓸 일이 많다. 그런데 마치 ‘어쩔 수 없으니 알아서 해결하라’ 라는 어투나 문체는 상대 부서의 심기를 건드릴 수 있다.

최대한 정중하게 요청하길 바라며, 특히 메일 작성 시 자신이 수신자가 된 심정으로 보내기 전 한번 읽어 보길 바란다. “이 문장에 대해 상대방이 어떻게 느낄까?” 라는 심정으로 읽으면 분명 수정할 부분이 있을 것이다.

마지막으로 일이 마무리된 후 감사의 표현도 잊지 않길 바란다. 이렇게 협업과 소통으로 결품 위기를 잘 해쳐 나가면 자신의 커리어를 튼튼히 쌓으며 더욱 더 슬기로운 구매생활을 할 수 있을 것이다.

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