CPSM(구매·공급 전문가 자격증) 과정에 등록하는 수강생들 중에는 의외로 기업 내 영업 부서 담당자들을 종종 볼 수 있다. 그 이유를 물어보면 그들이 상대하는 구매 부서와 그 담당자들을 더 잘 이해하기 위해서라고 말하는 경우가 많다. 즉 지피지기(知彼知己)를 하여 더 좋은 실적을 달성하고 나아가 그 반대의 역할을 맡을 경우까지도 대비한다는 것이다.

 구매부서를 고객으로 하는 영업 혹은

마케팅 부서에서 생각하는 구매의 절차는 어떤 것일까?

이는 '조직구매행동(Organizational Buying Behavior, 이하 OBB)' 에서 힌트를 얻을 수 있을 것이다. OBB는 마케팅에서 다루는 한 분야로서 회사 또는 정부같은 조직에서 물품 혹은 서비스를 구매하는 프로세스를 의미한다. 프로세스의 각 단계는 어느 정도 정형화되어 있으며 그 단계들이 서로 맞물려 순차적으로 이루어진다. 또한 구매자와 판매자(공급자) 간의 계약을 동반한다.

구매의사 과정에 직·간접으로 참여하거나 구매 권한과 책임을 갖는 구매과정 참가자들을 OBB에서는 구매 센터(Buying Center)라는 용어로 표현하기도 한다. 이는 구매부서 및 그와 연관되는 개발, 품질, 생산, 기획 담당자들을 총괄하는 것으로 볼 수 있다.

 구체적으로 구분하면 다음과 같으며 이들은 중복될 수도 있다.

1️⃣Initiator(최초 요청자) – 물품 및 서비스 구매를 최초 요청하는 자,

2️⃣Influencer(영향력을 가진 자) – 평가 기준이나 정보를 제공해서 구매 결정에 직·간접으로 관여하는 자,

3️⃣Decider(구매 결정자) – 물품 또는 서비스, 공급자를 선택하는 자,

4️⃣Approver(허가권자) – 상품 또는 서비스, 공급자 선정을 허가하는 자,

5️⃣Buyer(구매자) – 회사에서 공식적으로 공급자를 선택, 계약을 체결하는 권한을 가진 구매 책임자,

6️⃣User(사용자) – 구매된 상품 또는 서비스를 사용하는 자,

7️⃣Gatekeeper(정보 통제자) – 구매 정보, 공급자들을 통제할 수 있는 구매 담당자, 구매대리인 등

 회사 또는 조직에서 구매를 결정하는 요소들

이는 일반적으로 구매에서 생각하는 Q(품질), C(가격), D(납기)를 포함한 개념들로, 가격을 특별한 최우선 요소로 보지는 않는다.

1️⃣ 조직적인 측면에서 해당 조직의 전략, 목적, 기술 및 생산성 정도, 인적 요소 등이며,

2️⃣ 심리적 측면에서 개념(비전, 미션 등), 구매 동기 등을 들 수 있다.

 회사의 구매의사 결정 과정은 구매 목적을 달성하기 위한

문제 인식에서부터 최종적인 구매 성과 검토까지 8-9 단계로 구성된다.

1️⃣ Problem Recognition(문제 인식) – 조직 내 개발부서 등에서 물품 또는 서비스 구매를 요청한다.

2️⃣ Product Specification(제품 명세서 개발) – 상세한 기술적 명세와 제품을 결정한다.

3️⃣ Value Analysis(가치분석) – 표준화, 재설계 등을 통하여 비용 절감까지 연구한다.

4️⃣ Supplier Search(공급자 물색) – 적합한 공급자를 시장에서 물색한다.

5️⃣ Proposal Solicitation(견적 요구 및 분석) – 제안서 요청 및 리뷰 단계이다.

6️⃣ Supplier Selection(공급자 선정) – 협상, 입찰 등을 거쳐 공급자를 결정한다.

7️⃣ Order-routine Specification(주문 명세 결정) – 기술적 명세, 수량, 납기 등을 조율하고 공급받는 단계이다.

8️⃣ Performance Review(성과 검토) – 공급자 평가를 통하여 공급자 개발, 현상태 유지, 새 공급처 물색 등을 최종적으로 한다.

9️⃣ General Need Description(필요 제품에 대한 대략적 파악) – 제품 특성과 수량을 대략적으로 결정하는 단계이다.

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OBB는 구매 현업 부서의 일상적인 업무 절차와 크게 다르지는 않은 듯 하다. 하지만 구매 과정 참가자들 분석에서 구매 실무자 외에 숨어있는 실질적인 영향력을 가진 자 분석을 하는 등 참고할 만한 내용들도 있을 것이다.   

구매 업무도 공급자를 포함한 여러 이해관계자들의 입장을 폭넓게 이해하면서 행하면 좋지 않을까? 전사적 관점뿐 아니라 자사 전방과 후방의 SCM의 큰 흐름 속에서 구매의 역할을 이해하려는 노력이 있으면 좋을 듯하다.

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