필자가 근무했던 회사에서 SCM의 중요성이 대두되어 물류팀이 신설된 때가 있었습니다. SCM의 중요성이 대두되는데 왜 물류팀이 신설되었는지 의문이 있을 텐데 그 답은 '재고'였어요. 그 당시 회사의 가장 큰 문제는 'SCM의 성적표'라고 할 수 있는 재고가 제대로 관리되지 못하는 데 있었기 때문에, 필자의 최대 미션은 '재고관리를 고도화'하는 것이었죠.

재고가 왜 SCM의 성적표일까?
SCM은 일반적으로 제품기획 → 수요예측 → 원자재 구매&발주 → 완제품 생산 →  보관 → 수송 → 유통 → 배송 → CS의 흐름을 가지고 있는데요. SCM 프로세스에 위치하여 앞에서 언급한 업무를 담당하는 MD, 구매, 생산, 물류, 판매, CS팀의 노력이 잘 버무려진 다음, '재고가 얼마큼 남아 있는지? 남아있는 재고의 상태는 어떠한지?로 결론이 나요.

'재고는 판매를 뒷받침하면서, 최소로 유지되어야 한다'는 대전제에서 어느 한 부서의 노력만으로는 적정한 재고를 유지하는 것은 현실적으로 어려워요. 재고가 모자라거나 남는 문제는 수요예측을 잘못하거나, 원부자재 수급이나 생산이 제때 이루어지지 않거나, 보관이나 운송이 출고 오더를 뒷받침해주지 못하는 경우에도 발생할 수 있기 때문이죠.

재고관리라고 다 똑같을까?
필자는 '재고관리 고도화'를 통해 회사가 직면한 재고 문제를 해결하기 위해  부단히 애를 썼는데, 재고관리라고 다 같은 재고관리가 아니었어요. 때마다 직면한 문제가 달랐고 하나의 문제를 해결하면 또 다른 재고 이슈가 기다리고 있었기 때문이죠. 지금 생각해 보면 재고관리 고도화를 위해 먼저 관리해야 하는 '포인트'가 있었고, 하나의 재고 문제가 해결되었을 때 그다음 단계의 문제가 가시화되는 순차적인 흐름이었다고 생각해요. 

그래서 재고관리 문제에 직면한 구매인들을 위해 필자의 경험에 비추어 본 재고관리 포인트 3가지를 3회에 걸쳐 소개하려 합니다. 가장 먼저 소개할 포인트는 '재고 정확도 향상'입니다.

Step 1. 재고정확도 향상

① 현황 및 문제점 
처음 회사에 입사했을 때 실물 재고와 수불 재고의 정확도는 60%에 불과했어요. 수불 재고를 신뢰하지 못하다 보니 판매 부서는 판매 오더를 입력할 때마다 물류팀에 실물 재고 확인을 요청해야 했죠. 재고자산을 확정하기 어려웠을 뿐 아니라 판매도 적시에 이루어지지 않을 수밖에 없던 시절이었어요. 실물 재고와 수불 재고가 불일치하는 데는 다양한 원인이 있었지만 크게 세 가지로 나누어 볼 수 있었어요.

② 원인
1) 생성된 입출고 오더를 기반으로 실물이 이동되어야 하는 업무의 경계가 모호했어요. 완제품을 기준으로 본다면 입고를 요청하는 생산 담당자, 출고를 요청하는 판매 담당자가 ERP₁₎에 오더를 생성하면 물류 담당자가 생성된 입출고 오더를 기반으로 실물 입출고를 수행해야 했지만, 실물의 입출고 이동이 메일 또는 전화 등의 요청으로 진행되고 월말에 한 달치의 입출고 오더를 시스템에 일괄적으로 입력하는 것이 당연시되었죠. 월 중 리얼타임 재고를 확인할 수 없는 건 물론이고, 입출고 오더 입력 과정에서 중복 또는 누락이 발생할 수밖에 없었고, 이마저도 재고를 맞춰야 하는 물류 담당자가 쫓아다니며 확인해야 했어요.

2) 화주사의 ERP와 물류사의 WMS₂₎가 연결되지 않아 물류사로 입출고 오더 지시를 할 때 메일이나 전화로 요청하면서 휴먼에러가 발생하기도 하고, 요청한 오더가 제대로 수행되었는지 결과를 확인할 수 없었어요.

3) 입출고 오더를 수행하기 위한 물리적인 물류센터 작업 공간이 충분히 확보되지 않아 보관 공간과 작업 공간이 구분되지 않은 채 이동 통로까지 재고가 쌓여있었어요. 동일 제품이 물류센터 여러 곳에 흩어져 쌓여있고, 어떤 재고가 어느 로케이션에 쌓여 있는지 확인이 되지 않아 실물 재고의 수량 확인이 어려운 상황이어서 재고가 정확하지 않은 귀책을 물류사에 물 수도 없었어요.

1) ERP : Enterprise Resource Planning의 약자로 전사자원관리를 하는 시스템을 의미한다. 화주사는 ERP에서 보여지는 재고를 자산으로 확정하며, ERP와 WMS를 비교하여 재고정확도를 확인한다. 

2) WMS : Warehouse Management System의 약자로, 창고관리시스템을 의미한다. 화주사가 직접 구축하는 경우도 있지만 일반적으로 물류파트너사에서 WMS를 구축한다. 

③ 개선사항

1) ERP 오더를 기반으로 실물이 움직이도록 내부 PI 진행, 오더를 생성하는 주체와 생성된 오더를 수행하는 주체의 업무 R&R을 명시화함

2) ERP에서 생성한 오더가 WMS로 넘어가고, WMS에서 수행한 실물 이동 결과를 ERP로 보내도록 시스템 간 I/F 진행함.

3) 물류센터 내 충분한 보관&작업공간 및 이동 통로를 확보함.

ERP재고↔️WMS재고↔️실물재고가 일치되도록 재고실사를 진행한 후 주기적으로 ERP재고↔️WMS재고 대사를 진행함. WMS재고↔️실물재고 정확도를 물류사의 KPI로 설정하여 SLA 체결

위의 개선사항을 통해 총체적 난국이었던 재고정확도는 60%→99.99%로 향상되었어요. 이로써 정확한 재고 자산 확정이 가능해졌고, 수불 재고가 곧 실물 재고 수량이라는 믿음이 생겨 시스템에서 가용 재고를 확인 후 적시에 판매 오더가 생성되고 매출로 이어질 수 있었어요. 재고 차이 발생 시 원인파악이 용이해져 물류사와도 재고 차이에 대한 귀책을 명확히 할 수 있었죠. 지금 생각해 보면 재고 관리의 첫 단추는 '재고정확도 향상'이었어요.

꼬박 6개월에 걸쳐 재고정확도 100%를 달성했을 때만 해도 추가적인 재고 이슈는 더 이상 없을 줄 알았으나, 1년 뒤 또 다른 재고 이슈가 발생되었는데... 이 부분은 다음 편에서 이어 나가 볼게요!

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