구매담당자가 가격을 결정하는 모든 과정은 협상이다.

구매담당자가 가격을 결정해야 하는 사유가 발생하면, 즉 신규 자재 구매 요청이 오면 구매요청서 내용에 따라 구매업무가 시작된다. 여기서 구매담당자의 첫번째 협상 대상자는 누구일까? 바로 구매요청을 한 기술부서와 생산부서이다.

구매요청부서에서 이미 공급업체를 선정하고 담당자와 기술협의를 하고 샘플 테스트까지 진행한 사항이라면, 내부적으로 이미 검토한 구매가격이 있고 목표가격까지 설정해서 구매요청을 한 경우가 대부분이다. 따라서 구매담당자는 구매요청부서와 충분히 협의하여 용도 및 공급업체, 가격논의 내용, 최종 목표 가격 등의 정보를 수집하여 정리한 후 다음 업무를 시작하게 된다. 이 과정에서 구매담당자의 두 번째 협상 대상자가 발생되는데, 과연 누구일까? 바로 구매부서의 가격 결정권자이다.

구매요청부서의 니즈와 공급업체의 견적서를 가지고 가이드라인을 받으면 그 가격 이하에서는 구매담당자에게 재량권이 생기게 되며, 협상을 시작하게 된다. 이때 구매요청부서와 구매부서의 결정권자와 하는 협상을 내부협상이라 한다. 구매담당자에게 협상의 시작은 내부 협상이다.

내부협상은 조직 내부에서 발생하는 협상을 의미한다.

조직 내에서 다양한 부서, 팀, 개인 간에 의사 결정, 자원 할당, 목표 설정 등과 관련된 다양한 이슈들이 발생할 때 내부협상이 발생한다. 이는 조직 내에서의 상호 작용과 리더십, 의사 결정 프로세스에 관련된 중요한 측면이다. 

내부협상은 조직의 효율성과 효과성을 증진시키는 데 중요한 역할을 한다. 그러나 내부협상이 조직 내에서 원활하게 이루어지기 위해서는 개인 간의 의사소통, 리더십, 문제 해결 능력 등이 강화되어야 한다. 또한, 갈등을 해결하고 조율하는 데 필요한 기술과 프로세스가 필요하다.

구매부서 내에서 내부협상을 하기 전에 공급업체의 영업담당자에게 견적서를 요청하게 되는데 이것이 구매담당자가 받는 첫 번째 제안이 된다. 협상에서 '첫 제안'은 상대방과의 협상을 시작하는 단계에서 처음으로 제시되는 조건이나 제안을 의미한다.

영업담당자의 첫 제안은 여러 가지 측면을 고려하여 작성하게 된다.

첫 제안에서 확인할 수 있는 것

① 협상의 톤앤매너

첫 제안을 통해 상대방이 얼마나 강한 입장을 취했는지, 유연한 입장을 가졌는지 확인할 수 있다. 따라서 협상의 톤을 설정하고, 협상을 어떤 방향으로 진행할 것인지를 결정할 수 있다. 

② 협상의 중요 항목

첫 제안은 협상의 시작점으로써 어떤 항목이나 조건에 중점을 두고 있는지를 나타낸다. 이는 나중에 협상 범위를 조정할 때 출발점이 된다.

③ 협상의 전략 방향

첫 제안은 협상의 진행 방식을 결정하는 데 영향을 미친다. 첫 제안에서 제시한 요구사항과 중요 항목에 따라 협상 전략이 달라지므로 협상 전략을 조절하거나 다음 단계를 계획할 수 있다.

첫 번째 제안은 무조건 거절하라

영업담당자의 첫 번째 제안은 협상의 시작점이기 때문에 가격을 결정해야 하는 경우 첫 번째 제안한 가격은 대부분 가장 높은 가격일 가능성이 높다. 더불어 공급업체 내부에서 모든 비용과 충분한 이익을 반영한 가격이며, 협상에서 NEGO할 여분을 미리 반영한 가격이기 때문에 첫 제안은 무조건 거절해야한다.

첫 번째 제안을 그대로 수용하여 가격을 결정했다면 협상의 시작점에서 출발도 하기 전에 포기하여 가장 높은 가격으로 구매하게 되었다고 생각하면 된다. 아무리 매혹적이고 좋아 보여도, 심지어 목표 이하의 가격이라도 첫 제안은 무조건 거절하라.

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