구매대금 지급, 구매팀의 역할과 중요성

기업의 규모와 상황에 따라 다르지만 보통 대금지불은 구매팀이 아닌 자금팀이나 회계 경리 부서에서 담당을 하게 됩니다. 하지만 구입물품 또는 서비스의 가격설정과 계약이행여부를 확인해야 하는 구매팀에게도 대금지불은 매우 중요한 부분인데요.

특히 계약서 작성 시 거래처와의 협의과정을 통해 대금지불조건을 결정하게 되는데, 대금지불조건을 어떻게 이용하느냐에 따라 자사의 자금운용의 유동성이 확보될 수 있기 때문에 그 역할이 중요하다고 할 수 있습니다.

보통 대금지불을 현금으로 하는 경우도 있지만 어음으로 제공하는 경우도 적지 않습니다. 대부분 일정금액의 기준을 설정하고 기준치 이상의 지불액은 어음으로 발행하고 기준치 이하의 금액은 직접 은행으로 납입하고 있는데요,

이와 같은 대금지불에 대한 조건이나 규정이 미비할 경우 대금지불액이 누락되거나 약속일을 지키지 못해 상호 간 신뢰관계를 해칠 수 있습니다. 구매팀에서는 구체적이고 명확한 대금지불 조건을 가지고 담당자의 변화에도 반드시 지켜질 수 있도록 업무인수인계를 철저히 해 정확한 대금지불이 이뤄질 수 있도록 해야 합니다.

대금지불 절차와 정액자금 전도제
대금지불 절차는 다음과 같습니다. 입고검수가 완료되어 지불해야 할 금액에 대한 DATA가 확보되면 지불해야 할 명세서를 작성해 거래처에 송부합니다.

판매거래처의 경우 청구서와 금액을 보고 차이가 없는지 확인하는데요, 확인 후 차이가 있다면 조정의 과정을 거치고, 차이가 없을 경우 협력회비 등 지불공제 금액이 있는지 최종확인하게 됩니다. 그렇게 최종지불 금액이 확정되었을 때, 납입 DATA를 은행에 발송하여 합의한 대금지불 방식을 수표나 어음으로 대금지불하면 됩니다.

이때 모든 지급을 수표로 하게 되면 소액의 지급에도 수표를 발행해야 하니 굉장히 번거로울 것입니다. 이때 사용하는 것이 정액자금 전도제입니다. 정액자금 전도제란 자금조달 부서 외 타 부서에서 일정 수준의 예산을 미리 확보해 두고, 소액의 금액에 대해서는 직접 해당 부서에서 회계처리를 하는 방식입니다.

정액자금 전도제를 통해 구입액이 적은 작은 거래의 경우 신속하게 대금지불을 할 수 있고, 자금조달 부서에서 중요성이 떨어지는 구매품에 대한 업무부담을 줄일 수 있기 때문에 잘만 활용한다면 불필요한 업무절차를 줄일 수 있을 것입니다!

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