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입찰의 정의와 프로세스
입찰은 특정 품목에 대해 경쟁적으로 가격을 제안하거나 조건을 제시하는 과정으로 공급자가 물량을 수주하기 위해 경쟁하는 프로세스를 의미합니다. 입찰은 일반적으로 입찰공고, 입찰서 제출, 입찰 평가, 계약체결의 단계로 이루어집니다. 입찰은 공정한 경쟁을 유도하고 시장 효율성을 향상하는 중요한 구매 프로세스입니다. 이를 통해 기업은 가격 경쟁력을 유지하고 효율적인 서비스를 제공하며, 구매의 투명성을 확보할 수 있습니다.
전자입찰, 장단점과 한계
2000년대 초기에는 구매부분에 e-Procurement 도입으로 전자입찰이 한때 유행하기도 했으나, 현재는 조달청이나 공기업, 건설회사에서 주로 사용되고 있습니다. 일반 기업에서는 공사구매나 설비구매에서는 전자입찰을 사용하고 있으나, 원자재 구매에서는 거의 사용하지 않습니다.
대부분의 기업에서 사용하는 구매시스템 안에는 전자입찰, e-Bidding 등의 프로세스가 존재하지만, 실무에서 거의 사용하지 않는 데는 분명한 이유가 있을 것입니다.
전자입찰의 장점은 효율성 향상, 투명성 강화, 비용 절감, 접근성 개선이 있으며, 단점은 보안 문제, 전자적인 시스템을 사용하는 데에 어려움 및 전자입찰을 사용하기 위해서는 구매자와 공급자의 관련된 인력들을 교육해야 하며, 이는 추가적인 시간과 비용이 필요할 수 있습니다.
전자입찰 경우 입찰 계획서 작성 및 보고, 입찰 설명회, 입찰 제안서 작성 및 제출, 입찰 평가 등 프로세스가 복잡하고 시간이 많이 소요되어 긴급한 설비공사의 경우 공무부서의 불만이 많고, 구매방법이 전자입찰 방식으로 고정되어 있으면 입찰 참여업체가 일정한 범위로 고정되어 가장 큰 문제가 되는 담합으로 이어져 입찰의 장점인 경쟁하는 프로세스가 없어지고 입찰 참여자들끼리 돌려가면서 낙찰받고 높은 가격으로 결정되는 경우가 발생하게 됩니다.
입찰 시 담합을 방지하기 위해서는 법규 준수 교육 강화, 입찰 과정을 투명하게 운영하여 입찰 과정 및 결과에 대한 정보는 공개되어야 하며, 감사 및 모니터링을 강화하고, 불법 담합이 발견될 경우 엄격한 벌칙과 제재를 시행하고, 담합이 의심되는 경우 신고 체계를 구축하여 공정거래위원회에 신고할 수 있는 절차를 마련해야 합니다.
실제로 기업에서는 구매 가격의 경우 대외비로 입찰 과정 및 결과에 대한 공개는 불가하고, 입찰설명회를 통해서 참가업체를 한자리에 모아서 설명하기 때문에 담합의 자리를 마련해 주는 절차이기도 합니다. 입찰설명회 이후 회사의 정문을 나가서 커피를 한잔하거나, 식사하면서 정보를 공유하고 각자 회사의 상황을 설명하고 양해를 구하기도 하는 등 담합의 장을 마련해 주는 경우가 발생하기도 합니다.
구매자에게 유리한 입찰방식?
담합에 대응하기 위하여 구매자에게 유리한 입찰방식은 입찰 후 Nego방식입니다. 입찰 후 협상(negotiation) 방식은 입찰 과정 이후에 최종 입찰자와 계약 조건 등을 협의하는 방식을 말합니다. 이 방식은 최종 입찰자 선정 후 최종 입찰자와 가격, 서비스 범위, 계약 기간, 보증 조건 등을 협상하고 조율합니다.
그러나, 이 방식은 공급자가 하도급 업체인 경우 가격을 결정하고 추가로 가격을 인하하는 Case로 하도급법 위반입니다.하도급 업체인 경우 사용이 불가함을 다시 한번 강조합니다.
원자재의 경우 입찰은 컨설팅 회사가 원가절감 Project 수행 시 다원화되어 있는 공급업체를 대상으로 가격입찰을 통하여 단기성과를 추구하기도 하고, 공급업체 최적화 전략에 따라 공급업체를 Out 시킬 때 입찰을 통해서 업체를 선정하기도 합니다.
기존 공급업체 유지하면서 가격 인하를 추구하는 방식은 발주비율 조정 입찰을 사용하는데 기존 공급업체의 발주비율이 50:50이라면 입찰을 통해서 낮은 가격을 제시한 업체에 발주비율을 20% 더 주는 형태로 70:30으로 발주비율 조정하는 입찰 방식입니다. 원자재 구매의 경우 공급 안정성을 유지하면서 가격을 인하는 방법으로 구매담당자들이 선호하는 입찰 방식입니다.
입찰은 구매를 잘 모르는 신입사원이거나 구매담당자의 변경으로 신규 품목을 담당하게 되었을 때 가격입찰이나 발주비율 조정 입찰을 통해서 경쟁을 강화하면서 원가절감 효과를 단기에 달성할 수 있는 강력한 무기가 됩니다.
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