대부분의 기업은 자재의 사용부서와 구매부서가 분리되어 있습니다. 사용부서가 구매를 요청하면 구매부서는 절차와 규정에 따라 최적의 QCD1)를 반영하여 구매를 실시하지요.

문제는 사용부서가 특정 제품 또는 업체가 선정되도록 영향을 끼쳐 최적의 QCD가 반영되지 못해 회사의 손실이 발생하게 되는 것입니다.

1) Quality(품질), Cost(가격), Delivery(납기)

이를 "뒷문 구매(Backdoor Selling)"라고 합니다.

Backdoor Selling (or Buying)

 

“An unethical (and often illegal) sales strategy that involves seeking sensitive information from potential customers that is then leveraged to gain advantage over the competition.”

 

“비윤리적인(종종 불법적인) 판매 전략으로 잠재 고객으로부터 민감한 정보를 찾는 것을 포함하며 경쟁에서 우위를 점하기 위해 활용됩니다.”

 

자세한 내용은 ‘일취월장 오메가3’님의 칼럼를 참고해 주세요.

바로가기 : 🔗Backdoor Selling을 대하는 구매인의 대처

이번 칼럼에서는 건설 자재 구매에서 일어나는 뒷문 구매의 사례와 대응 방안을 살펴보고자 합니다.

건설 자재 구매에서 일어나는 Backdoor Selling 사례

1. 선입고 후 구매 요청 또는 현장구매 전환

2. 특정 업체에게 유리한 SPEC을 지정하여 구매 요청

3. 특정 대리점이 제조사로부터 현장 영업권을 취득하도록 지원

4. 고급 사양으로 구매 요청 후 일반형으로 실제 납품 및 승인

1. 선입고 후 구매 요청 또는 현장구매 전환

건설산업에서 사용부서는 ‘현장’입니다. 제조업과 달리 건설 현장은 변동성이 많아 자재의 수급 계획과 이에 따른 구매 행위가 적시에 이뤄지지 못하는 경우가 발생할 수 있습니다. (발주처의 요청, 설계 변경, 파업 등 외부 변수에 따라 공정이 바뀌어 예상치 못한 자재의 긴급 투입이 발생하는 등)

물론 이러한 경우에 사용하는 ‘긴급구매’ 절차가 있지만, 일부 현장에서는 문책을 피하기 위해 긴급구매 절차를 거치지 않고 가까운 공급업체로부터 선입고 후에 구매를 요청하거나 쪼개기 방법 등을 사용하여 현장구매로 전환하는 경우가 있습니다.

2. 특정 업체에게 유리한 SPEC을 지정하여 구매 요청

건설 현장의 시공은 설계도서에 근거하여 이뤄지고, 설계도서는 관련법에 따라 작성됩니다.

그리고 관련법이나 설계도서에 포함되지 않는 상세 SPEC은 수주 입찰 당시 배포된 발주처의 입찰지침서나 수주 및 시공 과정에서 발주처와 시공사 간 협의된 SPEC을 기준으로 합니다.

현장의 구매 요청 시 이러한 SPEC이 기재되며, 구매 담당자는 해당 SPEC에 맞게 납품 가능한 업체를 선정합니다.

문제는 일부 자재의 경우 사전에 명시된 SPEC이 없어 현장 담당자가 임의로 또는 발주처의 승인을 받아 확정하게 되는데, 이때 현장 담당자가 일부 업체에게 유리하게 SPEC을 지정하거나 승인받는 경우가 발생할 수 있습니다.

3. 특정 대리점이 제조사로부터 현장 영업권을 취득하도록 지원

일부 대기업 제조사의 경우 건설사에 직접 판매하지 않고 대리점 영업 체제로 운영하고 있습니다. 건설 현장이 많다 보니 제조사는 소수의 대리점만 관리하고, 각 대리점들이 전국의 건설사와 현장을 관리하는 것이지요.

이러한 경우 특정 현장을 영업한 대리점에게 제조사가 영업권을 인정해 줘 타 대리점에 비해 낮은 단가를 제공할 수 있습니다. 건설사의 입장에서는 대리점 간 경쟁을 유도하여 최저 가격으로 선정해야 하는데, 제조사가 컨트롤하여 대리점 간 가격경쟁력이 결정되면 전자보다 높은 단가에서 선정됩니다.

특히 제조사의 제품과 대리점의 설치업무가 포함된 계약의 경우 최저 설치비를 제출한 대리점보다 제조사로부터 할인단가를 잘 받은 대리점이 최종 가격에서 유리하게 될 수 있습니다.

그리고 현장 영업권은 특정 대리점이 제조사에 설계도서 등의 현장 정보를 보고하는 방식으로 이뤄지는데, 바로 이 과정에서 현장 담당자와 특정 대리점 간의 유착으로 공정한 입찰이 방해받게 됩니다.

4. 고급 사양으로 구매 요청 후 일반형으로 실제 납품 및 승인

SPEC을 속여 구매 요청과 납품을 진행하는 건 불법 행위로서 징계 및 법적 조치가 가능한 사안입니다. 때문에 쉽게 일어나는 경우는 아니지만 복합 자재의 경우 일부 부품을 저가품이나 미인증 제품을 포함하여 제작 후 납품하고 이를 현장 담당자가 용인하는 경우가 발생할 수 있습니다.
 

입찰에 참여한 일반 업체들은 모든 부품을 고가품과 인증제품으로 입찰에 참여했는데, 현장 담당자와 특정 업체가 사전에 모의하여 일부 부품을 저가품 제작단가로 투찰하여 최저가 입찰에서 가격 경쟁력을 취하는 경우입니다.
 

마치며..

상기와 같은 경우가 발생하면 구매의 최적 QCD가 달성되지 못해 회사는 손실을 입게 됩니다. 이를 방지하기 위하여 구매 담당자는 사용부서에게 구매 절차와 규정에 대해 수시로 전달해야 하며, 특히 부정행위 방지를 위하여 내부 감사팀 등 유관부서와 자재 실사 행위를 실시하여야 합니다.

또한 부정행위에 가담한 협력업체에게 페널티를 부여하고, 이를 사전에 공지해 사용부서의 요청을 협력업체가 사전에 차단할 수 있도록 하여야 합니다.

마지막으로 구매 담당자가 자재의 특성과 현장의 공정을 이해하여 구매 요청 접수 시 적절한 자재 SPEC을 검토하고, 현장 공정에 맞는 적시 구매의 사전 안내 등을 실시해야 합니다.
 

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