혹시 독자분들 중 주니어 구매인이 있다면, 이런 모습을 상상해본다.

• 아침부터 정신없이 조달 관련 이슈를 파악하여 공급에 문제가 없도록 조치하고
• 퇴근 무렵엔 가격 관련 단가 결정, 가격 협상 등 반드시 필요한 행정업무로 하루를 마무리하고
• 또 일주일에 한두번 개발 관련 상황을 점검하고
• 매달 월말에 정신없이 마감업무를 진행하고
• 연말에 등 떠밀리듯이 구매 관련 전략을 수립하고 있는 건 아닌지

[예시] 업무시간 부하 & 업무의 중요도

앞서 나열한 방식은 Bottom-up 방식의 업무 처리 방법이다. 위 예시를 보면 피라미드의 상단에 위치한 업무일수록 업무시간 부하가 적지만 중요도는 높아지는걸 알 수 있다. 이 상관관계를 통해 어떤식으로 업무 우선순위를 정하고 진행해나갈지 생각해볼 수 있다.

구매 업무에 있어 카테고리별 우선순위를 전략적으로 수행하기 위해서는 다음과 같이 Top-down 방식으로 사고의 전환을 할 필요가 있다.

① 구매 운영 전략수립

② 부품별 협력사 관리 (운영, 평가, 육성)

③ 구매 계획 및 분석 (예산, 일정, 우선순위, 프로세스, 대시보드, 기회포착)  

④ Risk 사전 관리

⑤ 신규협력사 발굴 / 계약 관리

⑥ 거래 협상

⑦ 신규공급품 개발 관리

⑧ 공급품 단가 관리

⑨ 공급망 / 재고 관리

앞서 나열한 Top-down 방식의 순서는 업무의 중요도 순서로 나열한 것이다. 하지만 다수의 구매담당자들은 역순으로 Daily 업무를 처리하면서 시간 관리에 실패하고 중요한 업무는 정작 최후 순위로 밀려서 등 떠밀리듯이 처리함으로써 전략적인 업무 처리와는 거리가 멀어지는 경향성이 있다. 이러한 방식의 업무 처리는 수 년을 거듭해도 구매업무가 개선되지 않고 매년 반복적인 패턴으로 고착화되어 과거의 구매 방식을 답습하게 될 수 밖에 없다.

이러한 업무 처리 방식을 탈피하기 위해서는 Daily 업무를 자동화, 시스템화, 전산화하여 Input 시간을 줄임으로써 전략수립을 위한 시간을 확보하는 것이 선행되어야 한다. 

전략적 업무 수행의 원리는 퍼즐을 맞추는 원리와 동일하다. 우리는 퍼즐을 맞출 때 직선 구간이 가장 많은 테두리(Frame)부터 제일 먼저 맞춘다. 그런 다음 유사 색상, 연관 그림, 패턴, 글씨 같은 유추하기 쉬운 것들을 분류하고 상세 부분으로 맞추어 나간다. 만약 반대의 순서로 퍼즐을 맞추기 시작하면 적어도 10배 이상의 시간이 소요될 것이다. (물론 그렇게 퍼즐을 맞춰 나갈 사람도 없을 것으로 믿는다) 

구매 업무도 마찬가지다. 전체적인 대분류의 운영 전략을 수립하고 중분류의 협력사별, 품목별, 구매계획/분석 등으로 구분하고 소분류의 개별 업무를 전체 맥락에 맞추어 업무를 추진하면 어떤 업무를 미리 준비하여 Risk를 최소화하고 어떤 부분을 개선하여 시간을 확보할지 알게 될 것이다. 이를 통해 남들보다 탁월한 업무 수행이 가능해진다.
 

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