특정 품목에 대한 지속적인 구매가 필요한 경우 우리는 경쟁력 있는 다양한 공급업체들의 Pool을 조성하고 주기적으로 관리하여 안정적인 구매 환경을 조성합니다. 이전 칼럼에서 설명한 바와 같이 Vendor Pool은 구매 프로세스에서 중요한 역할을 수행합니다. Vendor Pool의 구성이 잘되면 효율적인 구매가 가능하지만, 구매 환경의 급격한 변화에 따라 과거에 유용했던 Pool이 미래에는 쓸모없어질 수 있습니다. 

👉관련칼럼 보러가기 : 체계적이고 효율적인 Vendor Pool 관리 방식

지난해 11월 24일부터 식당과 카페 안에서 일회용 종이컵과 플라스틱 빨대 사용이 전면 금지되었습니다. 1년간은 계도기간이라고 하지만 올해 11월 24일부터는 강제 시행된다고 합니다.

그렇다면, 빨대를 구매하는 구매팀은 어떻게 대처할까 궁금하실거예요. 예를 들어볼게요.

과거에는 플라스틱 빨대를 구매하기 위해 A, B, C 업체를 하나의 Vendor Pool로 구성하여 구매를 진행했습니다. 하지만 최근에는 환경보호 문제가 크게 대두되면서, 앞서 설명드린 대로 종이 빨대 사용으로 방침이 변경되었습니다. 따라서 기존 업체인 C와 새로 발굴한 업체인 D를 또 다른 Vendor Pool로 구성하였습니다. 이럴 경우 A, B, C 업체가 속한 플라스틱 빨대 Vendor Pool을 삭제(Cleansing)하는 것이 필요합니다.

이로 인해 해당 업체들은 앞으로는 Vendor Pool 관리 대상에서 제외되게 됩니다. 일부는 삭제하지 않아도 무방하다고 생각할 수도 있지만, Vendor Pool은 단순히 플라스틱 빨대를 어느 업체에서 구매할 수 있는지 알려주는 색인표가 아니라는 점을 인지하셔야겠죠.

Vendor Pool을 구축한 이후에도 지속적으로 관리를 해야 합니다. 이 관리 과정에서는 현재 Pool에 포함된 업체들 간의 가격 경쟁이 이루어지고 있는지, 그리고 Pool 외부에 경쟁력 있는 업체들이 있는지 등 구매행위를 지원하는데 도움이 되는 정보를 수시로 파악해야 합니다. 따라서 Vendor Pool은 끊임없이 관리되어야 하며, 불필요한 Pool은 삭제(Cleansing)되어야 합니다. 

Vendor Pool Cleansing의 방법
Vendor Pool Cleansing을 검토할 때 가장 많이 참고하는 정보는 '과거 이력'입니다. 해당 Pool에서 최근 몇 년간 얼마나 구매가 이루어졌는지, 그리고 그 구매로 인해 어떤 효과가 발생했는지 등을 파악합니다. 또한 Vendor Pool 유지가 여전히 필요한지 주요 사용부서와 협의를 진행해야 합니다.

Cleansing의 주기는 구매품의 성격에 따라 달라집니다. 건설자재나 설비와 같이 발주에서 제작까지 오랜 기간이 소요되는 경우는 분기에서 반기에 한 번씩 실시해도 큰 문제가 없을 수 있습니다. 그러나 Vendor Pool이 유동적으로 변화해야 하는 경우에는 더 짧은 주기로 실시할 필요가 있을 수 있습니다.

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