구매부서는 '재료비 관리 KPI'를 달성했는데, 회사는 적자가 발생하거나 수익성이 대폭 감소한 상황을 많은 구매인들은 경험하였을 것이다. 회사마다 다르겠지만, 수익 확보를 위한 재료비 관리 방법이 다양할 것이다. 또한 경영진은 구매의 지표관리가 과연 현실적이고 도전적인가에 대한 의구심을 지속적으로 가지는 것이 일반적이다. 그렇다면 왜 이런 현상이 발생하는지 해결방법은 어떤 것이 있을지 해결책이 필요해 보인다. 

한가지 비유를 설명해 보자면, 대부분의 사람들이 꽉 막힌 '4거리 교차로의 교통체증'을 경험해 본적이 있을 것이다. 교통량이 많을수도있고 신호체계가 문제일 수도 있으며 시민의식이 부족해서 일수도 있다. 물론 교통사고 같은 돌발 변수가 생겨서 일 수도 있다. 이러한 문제를 한번에 해결 할수 있는 방법으로 "입체도로"를 검토해 볼수 있을 것이다. 물론 인프라 구축에는 높은 수준의 기술적인 노하우나 많은 비용이 들어간다.

이번 칼럼에서는 구매관리 영역에도 입체도로를 구성할 수 있도록 구매 재료비 관리 방법중 목표 원가 계산(Target Costing)에 대해서 알아보고, 이에 따른 현실적인 한계에 대해서도 고민해 보고자 한다. 

[구매금액 관리 방법론]

기초) 원재료 Trend 파악 및 Cost 분석
1. 재료비 절감(Cost Reduction) : 품목별 목표 설정
2. 목표 재료비(Target Material Cost) 달성 : 제품별 목표 설정

3. 목표 재료비율(Target Material Cost ratio) 달성 : 환경 연동형 

구매 재료비 관리 방법에서 가장 기초적인 활동은 원재료의 Trend 파악 및 Cost 분석 능력 확보이다. 구매의 가장 기본적인 활동으로 모든 구매 활동 및 협상의 기초자료로 활동된다.

 재료비 절감(Cost Reduction)

다음으로, 전통적인 첫 번째 구매금액 분석/관리 방법은 '재료비 절감(Cost Reduction)'이다. 전년 대비 원가 절감을 목표로 구매금액 분석을 통해 재료비 절감을 실현하게 된다. 구매부서에서 관리하는 모든 품목의 구매금액(Spend)을 전기(이전 기간) 대비 당기(해당 기간)에 절감하는 방법론으로, 부품별 목표 재료비를 설정하고 구매 비용의 증감을 모니터링하여 구매 금액을 분석한다. 비용 절감의 기회를 파악하여 공급 협력사와 협상하거나 필요에 따라 경쟁력 있는 신규 공급사를 발굴하여 구매 경쟁력을 확보하기도 한다.

구매부서에서 주도적으로 활동을 하며, 구매금액이 크거나 중요한 재료비의 경우는 연구소/개발 부서와 협업으로 원가 절감 활동을 강화할 수 있다. 예를 들어, 식품제조업체에서는 상품 내부에서 사용되는 각 재료의 비용을 분석하여, 비용이 높은 부분에 대해서는 대체재 재료의 사용가능성을 검토하고 비용을 절감할 수 있다. 다만, 원재료/인건비/에너지비용이 증가하는 시점에는 재료비의 증가로 인한 수익성 악화를 만회하는데 한계가 있다.

 목표 재료비(Target Material Cost) 달성

두번째는 제품/상품별 목표 재료금액을 달성하는 '목표 재료비(Target Material Cost)달성'이다.

제품/상품별로 적용되는 전체 부품의 Total 금액의 목표를 산정하고 목표를 달성하는 활동으로 제품 기획 단계부터 제품의 수익성 및 제품 수명 주기(PLC)을 고려하여 목표 재료비의 절대값을 설정하고 제품, 부품, 원재료, Spec.등을 결정한 다음, 제품/상품의 시장 출시 전에 목표재료비 달성을 최우선으로 하고 제품 수명 주기별 목표도 설정한다. 해당 활동은 상품기획, 디자인, 연구소, 구매 부터의 협업이 중요하다.

예를 들어, 가전 제조업체에서는 각 제품별로 적용되는 부품의 종류와 양을 분석하여, 대체재의 사용 가능성을 검토 및 비용을 절감할 수 있다. 부품의 ESI(Early Suppliers Involvement), EPI(Early Procurement Involvement) 활동 등을 통하여 제품 출시전에 목표재료비를 달성할 수 있다. 이를 위해서는 유관부서와의 공동문제 해결 노력 및 원가 정보의 공유, 공급협력사와의 신뢰구축 등이 뒷받침되어야 한다.

한가지 한계점을 언급하자면, 최초의 목표재료비 설정 시점에 '적정 목표재료비의 적확도'를 정확히 제시할 수 있는 근거가 부족할 수 있다는 점이다.

  목표 재료비율(Target Material Cost ratio) 달성

세번째는 시장/회사 등의 비즈니스 내외부 상황을 고려한 상황 연동형 활동으로써 '목표 재료비율(Target Material Cost ratio) 달성'이 있다. 목표 재료비(Target Material Cost) 활동을 1회성으로 끝내는 것이 아니라, 비즈니스, 시장, 회사 내부의 상황 변화에 따라 재료비(Material Cost)를 판가(Sales Price)에 연동하여 일정 비율을 지속적으로 유지하는 것이다.

예를 들면 제품 판가가 시장에서 하락을 한다면 재료비, 생산비, 관리비, 판촉비 등을 일정 비율로 하락 연동하는 방식이다.

이 방식은 상품기획, 디자인, 연구소, 구매 뿐만 아니라 경영기획, 생산, 품질 등 전사적인 동참과 협조가 필요한 활동이며 가장 고차원적인 관리 방식이지만 Resource, Process, System, Culture 등이 뒷받침되어야 한다.

반도체 제조 산업의 경우, 목표재료비율 관리는 고품질 제품 생산과 비용 절감을 동시에 이루기 위한 핵심적인 방법론 중 하나이다.

①제품별 목표재료비율 설정, ②공정별 재료 사용량 모니터링 및 최적화, ③생산 품질&공정 분석 및 개선 이 필수적이며, 이를 위한 체계적인 관리 시스템 구축과 데이터 분석 역량 강화가 필요하다.

이론적으로는 가장 선진화된 방법이지만, 모든 조직이 사일로 현상(Silos Effect) 없이 유기적으로 활동해야만 달성 가능한 전사차원의 활동이므로 체계적인 관리와 부서간 KPI를 확정하여 실시간으로 목표 및 실적을 관리하는 것은 현실적으로 어렵다고 판단된다.
 

이러한 방법론들은 특정 방식이 맞다기 보단 기업의 상황 및 제품의 특성에 맞게 복합적으로 적용하는 것이 효과적이다. 예를 들어, 제품별 목표 재료비 달성과 제품별 목표 재료비율 달성을 조합하여, 효율적인 재료비 관리를 할 수 있다. 또한, 생산 비용(Cost) 관리 외에도 품질(Quality), 납기(Delivery) 및 시장점유율(Market share) 등 다른 측면도 함께 고려하여 종합적으로 판단하여 전사적인 활동을 진행하는 것이 필요하다.

마지막으로 이러한 활동을 보다 효과적으로 진행하고, 구매 재료비 관리를 효과적으로 관리하기 위해서는 사전 조건이 필요하다.

1. 데이터 정확성과 신뢰성 개선

개발시점의 재료비 예측 적확도 및 시장 출시 후 제품 판가 데이터를 정확하게 수집 및 공유하고, 수집된 Data를 체계적으로 분류, 공유, 관리하는 전사적 데이터 품질 관리 시스템이 필요하다. 

2. 실시간 데이터 분석 및 대시보드 제공

데이터 품질 관리 시스템을 바탕으로 구매 관련 데이터를 실시간으로 분석하고, 대시보드를 제공하여 관리자가 구매금액관리에 필요한 정보를 쉽게 확인하여 신속한 의사결정과 대응을 해야 한다.

3. 조직간 협업 강화

구매부서는 관련부서들과 정보를 공유하고 협업을 강화하여 구매 계획을 수립/관리할 수 있다. 당연한 이야기지만, 현실적으로는 가장 어려운 영역일 수 도 있다. 전산 시스템적으로 아무리 고도화 되어 있어도 조직간의 정보 공유는 의지가 없다면 이루어 지지 않는다. 조직간 협업 체계 구축은 아무리 강조해도 지나치지 않다.  

어떤한 기업도 Data 정확도&신뢰성 확보, 실시간 시스템 정보 공유, 조직간 협업이 완벽할 수 는 없다. 각자 소속된 비즈니스/기업의 규모 및 환경에 따라 다르겠지만, 이미 ERP 시스템이 구축되어 Data 정확도, 신뢰성, 실시간 분석, 파트너와 협업 강화 등의 개선 노력을 하고 있을 수도 있고, 이를 능가하는 인공지능(AI) 기술을 활용하여 대응 전략을 수립하는 회사도 있을 것이다. 반대로 대부분의 중소기업들은 ERP 조차 구축되어 있지 않고 수작업으로 Data를 관리하고 있는 것도 현실이지만, 도전적인 구매인이라면 현실에 머무르지말고  'Excel의 매크로'나, 관계형 데이터베이스인 'Access'로  'Small ERP' 를 직접 구축하여 유관부서와 협업하거나, 상용화된 '기업 Cloud ERP' 서비스를 적용하도록 회사 경영진을 설득해서 구매 재료비 관리를 효과적으로 운영하길 추천한다.

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