구매 업무의 꽃?  

“영업은 직장생활의 꽃” 얼마 전 한 칼럼에서 읽은 문구다. 아직까지도 많은 사람들이 회사를 평가하는 대표적인 지표는 [매출액]이기 때문에 그것을 좌지우지하는 영업부서가 ‘직장생활의 꽃’이라는 닉네임을 가지고 있는 듯하다. 또한 예전에 인기리에 방영된 드라마 [미생]에서도 영업부서 직원들의 활약하는 모습이 많은 애청자들에게 큰 감동을 주기도 했다.

그럼 구매업무의 꽃은 무엇인가? 각자 판단 기준이 다르겠지만 내가 생각하는 업무는 [외자구매]이다. 기본적으로 영어나 제2외국어를 구사하는 것도 있지만 해외 공급처와 소통하면서 무역 및 계약에 대한 업무능력도 발휘해야 하며, 필요에 따라서는 해외 출장도 가야 하니 구매인으로서는 한 번쯤 해 보고 싶은 업무라고 하겠다.

외자구매의 분류  

외자구매에는 어떤 종류가 있을까? 나는 외자구매는 필요성에 의해 크게 3가지의 방식이 있다고 생각한다. 첫째는 바이어가 지정(Nomination) 한 경우이다. 자신의 회사가 주문품(특히 OEM)을 생산하는 경우, 때때로 해외 바이어가 부품을 특정 업체에서 구입하라고 지정해 주는 경우가 있다.

나의 경우는 아웃도어 용품 제조사에 근무 중 해외 바이어가 홍콩에 있는 자신들의 계열사 부품 사용을 지정하여 그곳과 수입 거래를 하였다. 이 경우가 가장 쉽게 외자구매를 접근하는 방식이다. 대부분은 업체 및 단가가 정해져 있으며, 품질 문제에서도 큰 부담이 없다.

대신 주의해야 할 점이 있는데 바로 ‘총수입 비용’이다. 외자구매에 있어서 표면적인 구매단가 외에 수입비용을 최대한 자세하게 도출해야 하는 것이 가장 큰 주의사항이다. 예를 들어 1$에 제품을 구매하려면 구매팀에서는 자신의 회사로 오기까지 수반되는 해상(항공) 운임, 관세, 물류 부대비용 등을 전부 합산해야 된다. 그래야 현실적인 구매 비용이 나오므로 원가 및 영업팀에서 1$로 원가책정을 하는 오류를 막을 수 있다.

둘째는 현재 국내에서 구입하는 부품을 외자구매로 전환하고자 하는 경우이다. 사실 우리가 흔히 바라는 외자구매의 형태는 이 방식일 것이다. 특정 제품의 해외 판매유무를 확인하고 업체와 계약까지 진행하는 이 방식은 구매팀의 성과를 가장 두드러지게 나타낼 수 있으며 나아가서는 개인의 역량도 많이 발휘할 수 있는 방식이다. 하지만 성과가 큰 만큼 쉽지 않은 작업이기도 하다. 우선 가장 걸림돌이 되는 것은 품질문제이다. 아무래도 기존 국산품보다 저렴한 가격으로 매입을 해야 하기 때문에 인건비가 낮은 중국 및 동남아를 상대로 시장조사를 하는 경우가 많다.

이런 경우 양산품질에 대한 철저한 관리가 필요하다. 기성품이 아닌 경우 처음 샘플은 굉장히 세심하게 작업하여 품질에 적합한 제품을 주다 결국에 양산이 되면 이러저러한 핑계로 샘플과 다르게 오는 경우가 종종 있다. 그럴 경우를 대비하여 샘플과 같은 방식으로 양산을 한다는 내용의 계약을 필히 해야 한다.

만일 우려대로 샘플은 별도로 진행하였다면 양산 전 협의하여 양산품질 보증과 재단가를 협의하는 것이 맞다. 그리고 앞선 방식과 마찬가지로 총수입비용으로 기존 국산과 비교한 후 적용 여부를 판단해야 하는 것이다. 또한 이 방식을 시행함에 있어 관계부서(생산, 품질)와의 소통은 필수이다.

마지막으로는 국내에서 수급 중단으로 인한 대안 물색이다. 업무를 하다 보면 종종 수입대행을 하던 유통업체들이 업종변경이나 폐업으로 인하여 수입대행을 중단하는 경우가 발생한다. 팁을 알려주자면 수입품 입고일에 창고를 방문하여 그 제품의 박스 및 동본 된 서류를 확인해 보길 바란다. 그러면 그 박스나 서류에서 생산업체의 정보를 쉽게 찾을 수 있다. 이 정보를 접수하여 국내 대리점이 수급을 중단하면 그때는 생산업체에 직접 연락할 수 있다.

그리고 상황설명 후 생산업체와 거래를 하는 방법이 있다. 그럴 경우 직거래를 진행하거나, 또 다른 국내 대리점을 소개해 주기도 한다.  사실 직거래를 진행하게 되면 이점은 대리점이 차지하고 있는 커미션 부분을 상쇄시킬 수 있다는 것이다. 하지만 보수적인 회사들은 직거래를 거부하는 경우들도 있으니 충분한 설명과 설득을 하길 바란다.

이 밖에, 다른 사유들도 있겠지만 보통 이 세 가지 필요성에 의해서 외자구매가 진행되는 것이 일반적이다. 비록 동기부여는 달라도 내가 공통적으로 강조하고 싶은 부분은 ‘총비용을 정확하게 파악’하는 것이다. 외자구매에서는 물류, 무역, 환율이라는 변수들이 있기 때문에 손익을 잘 따져 사후 손해가 되지 않도록 하는 것이 중요하다.

그럼에도 외자업무는 구매업무의 꽃이자 회사에 유용한 원가절감과 자신의 능력향상에 큰 도움이 되니 기회가 된다면 꼭 도전해 보길 바란다.

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